Notion 的自动化改造之路：Notion x Zapier 初尝试

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这篇文章将介绍，我为什么以及如何将自动化数据处理应用到 Notion 当中。并通过我实际的案例，介绍自动化工具 Zapier 的用法，分享我的使用体验。

数据更新和维护的不智能，让 Notion 的使用体验变得糟糕

随着 Notion 功能的不断完善，越来越多的人会选择使用 Notion 作为自己的第二大脑。无论是构建个人的知识网络、保存整理数据信息、还是展示自己的数字世界的成就，这些场景中，Notion 提供的功能都显得游刃有余。此外，得益于 Notion 可以高度个人定制化以及提供在线编辑的特性，用 Notion 管理待办事项，规划日程，同步团队信息，乃至于记账、写博客这种更进阶的用法，使用 Notion 都可以让数据为用户服务，一切变得井井有条。

操作的不便

但是，所谓凡事有一利就有一弊。在 Notion 当中构建的精巧且复杂的数据库，不仅意味着数据在展示层面上的美观和应用层面上的便利，同时也意味着需要在数据的更新维护上花更多的时间和精力。

按照我自己的使用习惯，我在 Notion 当中搭建了任务管理的数据库和财务管理的数据库。这其中有着大量的数字格式的数据存储在其中。但是因为 Notion 当中并不支持直接将数据进行运算得出结果

例如，数字一栏记录的值是 100，并不能通过直接填写 「+10」得到 110，数字数据的更新是需要删除原有的数据，并把计算好的新结果填入原来的位置。

图 1 Notion 数据更改的痛点演示

在 PC 端或网页端，这样的操作还勉强可以接受，但是在手机的 App 上，这样的操作就显得过于麻烦。更不要提在记账这个应用情境中，为了追求及时、准确且无遗漏的余额显示，我通常会在付款之后就立刻更新数据。因此总是在这种时候，会在繁琐的操作当中，倍感抓狂。

臃肿的操作，带来使用方式的偏离

不仅是操作上的繁琐，更重要的在于，如果我们把使用 Notion 数据库记录、更新、回顾数据，进而改变自己行为模式的过程视作一个 PDCA 循环，那么无疑操作的复杂让 PDCA 循环失去了平衡。大部分的精力用于如何处理执行当中细碎的操作，而没有足够的时间回顾数据，反思自己的行为。这样在 Notion 当中建立数据库，也是去了最重要的作用和意义。

图 2 理想的 PDCA 循环，和执行中被操作拖累的 PDCA 循环

于是我想，是否能借助工具，自动化地处理更新数据库当中的数据。回到记账的场景当中，我作为账簿的使用者，只需要事前设计账簿信息的展示方式、规划自己的消费，定期查看账簿中留存的信息、改善自己的消费习惯。也就是将自己从繁复且无意义的数据库操作中解放出来，找回借助 Notion 记录数据，实现 PDCA 循环的意义。

寻找自动化工具

在找寻自动化工具的过程中，我想起很久之前读过的一篇少数派的文章：怎么管理自己的工作和生活？我尝试了 Notion+滴答清单。

在这篇文章中，作者用 Automate.io 串联起 Notion 和滴答清单，构建他的工作生活流。其中 Automate.io 可以在后台自动填写 Notion 表格的功能，给我留下了印象。

我也本想以 Automate.io 为自动化工具，构建我的自动化记账流程。然而不巧的是，在我已经使用一段时间 Automate.io 之后，收到了这个平台将于今年 10 月 31 日停止运营的消息。为了让这篇文章提供的方法，更能有实操层面的意义，我选择重新在 Zapier 平台上重新搭建自动化的流程，并介绍我的经验。在功能上，两个平台并无明显区别，只是收费策略上有所不同，这一点我会放在使用建议中讨论。

Zapier 简介

Zapier 所提供的服务，简单地来讲，是通过接入各个 web 应用的 API 读写信息，并将这样的读写单元以模块化的方式提供给用户。这样用户就可以根据自己的需求，选择使用哪个应用的模块，给 Zapier 读写的权限，搭建属于自己的自动化任务流。根据 Zapier 官网的介绍，目前 Zapier 已经支持超过 5000 款应用。这基本上包括了市面上大部分主流的 web 引用。

Zapier 当中搭建一个自动化任务处理流的方式非常简单易懂，在开始之前需要厘清一下几个概念。

• 触发器（Trigger） 触发器就是在什么样的条件下，开始执行这个自动化处理流程。可以是有新的日程信息被添加到日历类的应用当中，也可以是在即时通信应用中收到了新的消息。只要 Zapier 检测到和触发器设定相符的条件达成，就会自动开始接下来的处理。
• 动作（Action） 动作就是 Zapier 将要执行的每一个步骤。比如根据前面得到的日程信息创建新的待办事项，或者将即时通讯软件收到的信息转发给其他人。
• 自动化任务流（Zap） Zap 就是在 Zapier 中，对一个自动化任务流的称呼。用户使用网站提供的模板，快速开始自己的自动化之旅。同时也可以完全自定义，实现自己想要的功能。一个自动化任务流当中，需要一个触发器和至少一个动作。处理相对复杂的任务的时候，当然可以添加多个动作。
• 输入输出（Input/Output）从触发器开始，每一个动作执行结束之后，都会留有数据输出的接口。后续的动作可以通过读取前面动作的输出作为自己的输入，让整个流程相互串联。

或许这样的解释，还不够明确和清晰，所以我会用我自己创建的，在 Notion 当中自动记账更新账簿，以及和 Notion 联动的番茄钟为案例，介绍 Zapier 是如何应用在我的 Notion 自动化改造当中。

案例 1 自动化记账工具

首先，在开始动手创建自动化任务流之前，先要理清我自己的需求和 Zapier 所能提供的功能。

目前我用两个数据库管理我自己的账户，分别是各个账户的真实余额和我每个月的剩余预算。我在每次消费之后，要更新账户中和预算余额。而我希望自动化任务流，在获取我消费的金额之后，自动计算两个数据库当中对应项目的余额，然后将新的数据更新进去。整个过程如图 3 所示。而且，最好能满足以下两个要求。

图 3 我的两个账目管理数据库

1. 考虑到数据在不同应用之间流动会带来数据泄露的风险，整个过程应该只发生在 Notion 内部。
2. 输入的操作越简化越好，具体而言就是：不需要的信息就不用输入，能选择的项目就不手动输入。

根据我的需求，在 Notion 当中应该有一个用于记录消费信息的数据库，而当这个数据库有新的信息被添加的时候，Zapier 的自动化流程就会被触发，开始一系列的处理。

图 4 因为繁琐的文字输入都是用选择代替，所以用手机录入信息也十分方便。

刚好 Zapier 提供了以 Notion 当中添加新数据为条件的触发器。而后 Zapier 需要读取目标数据库的当前信息，和输入的信息相加减得出结果，并将新的结果写入数据库当中。为此，在 Zapier 当中，被创建的自动化处理流程如图 5 所示，Zapier 当中的模块衔接如图 6 所示。

图 5 记账的流程示意图

图 6 在 Zapier 当中呈现的模块衔接，每一个模块都是可被编辑的

具体各个模块的编辑过程，由于并不是很复杂，就不在这里逐一展示了。相信即使是初次使用的朋友，根据模块中自带的说明演示文档，也是可以轻松上手的。这里想要分享一些比较值得注意的点，和我在实现基础功能之上的一点点设计。

• Zapier 获取 Notion 访问权限的范围，是可以由用户指定的，但是可以指定的范围仅限于一级页面。Zapier 获取 Notion 权限的页面如图 7 所示。对于注重页面内内容隐私的用户来说，尽量把要交给 Zapier 操作的页面单独放在一级页面，开放权限。

图 7 Zapier 中获取 Notion 权限的操作。这里所有的页面都是一级页面，在这之下子页面的权限不能单独获取

• 在一个动作内，通常只能完成一个操作。也就是说，一个动作内不能同时读取两个不同数据库当中的信息；同时一个动作内也不能既读取信息又写入新的信息。所以我这里必须用两个动作，分别读取两个数据库的信息，再用两个动作更新两个数据库的信息。这一点还是有所不便的。
• 不仅仅是和应用的联动，Zapier 也提供了一些简单的内建的工具，用于自动化任务流的搭建。比如，这其中用到的，延迟和 Python 代码块。此外还有给数据规整格式、分叉路径（根据条件是否达成，选择不同路径）等等。基本上提供了轻量级编程可能用到的模块。
• 在我的这个流程当中，延迟的操作是不可缺少的。由于 Zapier 的特性是每隔一段时间，检查一下触发器的触发条件是否达成，然后以触发器为开头开始一个处理流。如果在这个周期当中，有多个消费记录被添加进来，就会同时开启多个任务流。而如果当多个任务流参考并修改同一条数据的时候，后面的数据会修改会覆盖前一次数据修改，这是我不想要的局面。所以，需要设定一个延迟来确保数据的修改和读取是依次进行的。两种情况如图 8 所示。

图 8 有无延时操作的区别。影响最终的数据更新结果是否正确

• 根据最少操作的原则，本来我希望能够有一个自动递增的序号，用于延时的计算与操作。（尚未实现）然而，在 Notion 当中建立自增序号，需要有一个专门管理序号数据库，对具体做法感兴趣的朋友可以阅读博客：Auto-Increment Table Row IDs。这样依靠外链的方式构建的自增序号，会使得 Zapier 无法正确读取，所以目前还是需要我手动输入一个延时顺序。

以上这些点，基本上我构建自动化记账的过程中着重注意解决的问题。这其中很多是基于 Zapier 和 Notion 的特性，不得不设计稍微复杂的流程来避免自动化的出错。要知道，很多时候，自动化工具启动以后，我只希望它能够正确的运转，给到我正确的结果。而不是，我从维护 Notion，变成维护自动化工具。

案例 2 Notion 的待办事项和番茄钟

在一开始，依然需要分析我的需求和 Zapier 提供的功能。

我有在 Notion 当中建立数据库，用于管理我的待办事项。每一个代办事项，我都会以半小时的番茄钟为单位，预估需要花费的番茄钟个数。也会在开始处理任务后，开始番茄钟计时，番茄钟结束后将最新的任务完成状态更新到数据库当中。具体的数据库构成如图 9 所示。

图 9 任务管理的数据库结构

如果应用市场中，有能直接读写 Notion 数据的番茄钟，就可以让我节省很多操作上的麻烦。遗憾的是，目前还没有。所以我要在 Zapier 中创建一个自动化任务流，来完成我手动的操作。在我开始一个任务以后，自动帮我开启一个番茄钟的计时，并在结束之后，将完成的状态更新到 Notion 的数据库当中。最好还能通过 Apple Watch 将番茄钟结束的信息提示给我。

前半部分数据库的操作，在上一个案例中都有所展示，基本的框架可以直接挪用。至于消息提醒的方式，我发现 Zapier 支持在 Discord 的频道中发送消息，而消息提醒也刚好可以在 Apple Watch 上显示。

图 10 Discord 频道内的消息

因此我在 Discord 当中建立了一个专属于番茄钟的频道，并将 Zapier 的机器人拉入其中。整个自动化的流程如图 11 所示。

图 11 任务的流程示意图

在创建前一个案例的基础之上，创建这一个自动化任务流就会轻车熟路。但依然有一个点需要被考虑。

• Zapier 的文档中提到，判断触发条件的方式，是每隔一段时间检查一下条件是否被达成。在 Zapier 当中，根据订阅服务等级的不同，这个间隔会有所不同，对于个人用户来说，通常是 15 分钟。一开始我猜测这个时间间隔是指每过 15 分钟，Zapier 会检查一下当前的触发器状态。但经过我的测试，这个时间间隔更像是游戏中的 CD，两次检查之间的间隔至少是 15 分钟，在 15 分钟过后，触发器就是随时可以被触发的状态。更直观的说明请参考图 11。为此，我们不需要过分担心触发时间的间隔是否会影响番茄钟计时的准确，只要不是在刚刚执行上一个任务之后立刻开启一个待办事项。

图 12 两种不同的检测方式，Zapier 实际上采用的是第二种检测方式。

自动化带来的改变

经过一段时间的使用，我确信自动化工具让我使用 Notion 的习惯有所改变。毫无疑问，我从繁复的数据维护当中解放了出来。更少的数据维护，更多的思考，如何用数据记录如何改变我的行为。

在财务管理方面，我更加理解金钱为什么是一个可以支配的资源。当我不再需要计算具体的数字时，我打开余额展示页面的次数也就更少，数字增减不再会给我带来一种说不清楚的匮乏感。我更加关注如何支配有限的预算，更好地用于改善生活的状态。消费的心态，从考虑花多少，变成了为什么而花钱。必要的支出不再过分节俭，不必要的支出也不会心心念念。我想我这里有小小的成长。

任务管理和番茄钟的应用，可以让我对完成一个大一点的任务需要花多长时间有所概念，并管理好自己的时间、精力和进度。比如这一次我对 Notion 的自动化改造，包括这篇文章的写作，就是我用这个番茄钟的系统所管理的。整个计划被拆解成 4 个子任务，平均每个子任务要花费 5 个小时左右，一共在其中用了 23 个小时。有了这样的数据，我就能思考我如何更高效的分配自己的时间和精力，以及这样使用时间的方式是否让我感到值得和满意。在过去，我虽然也想考虑这样的问题，但是既没有抓手，也没有时间和精力。

也许，我实现了我最初的目标：让 PDCA 的循环，回到正确的轨道上。

使用建议和未来计划

Zapier 虽然满足了我目前的需求，但是我依然觉得相较于 Automate.io ，Zapier 的收费会有些过高。在这两个平台，如果创建的自动化任务流当中，要包含多个动作，那么就一定需要成为付费用户。在 Zapier 最低一档的付费，是 19.9 美元每月，甚至是一次性付清一年的份额，才能得到这个价格。而相对的 Automate.io 则只需要 9.9 美元每月。

如果是个人用户，从价格上来讲，我并不十分推荐成为 Zapier 的付费用户。当然，如果自动化能帮你节省的时间和精力远超过订阅的费用，那么当然可以尝试使用。如果你需要自动化帮你做的任务非常简单，只需要一个动作就可以完成的话，那么免费的账户就完全足够你使用。另外，如果你知道有其他的功能相似平台，收费更合理的平台，也希望能在评论区推荐分享给各位。

目前我还是每月付费的形式使用 Zapier。我不知道我是否还能在 Zapier 当中找到更价值、更有趣的使用方式。也许，在不久的将来，我可能会选择用写代码的方式，搭建一个更属于我自己的自动化任务流。希望那个时候，还能把我的经验与体会，分享在少数派这个社区。