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项目经理如何做好跨部门沟通协作管理？
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项目经理如何做好跨部门沟通协作管理？ - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
本帖最后由 蓝云EasyTrack 于 2024-2-28 10:38 编辑
对于项目经理来说，90%以上的工作时间都会用于沟通，沟通的对象涉及到多个干系人。大部分情况下，项目组成员是由各个部门的同事临时抽调组成，沟通的一大难点就是跨部门式的沟通。
例如：
项目经理认为十万火急的事，到了其他部门那里总是不了了之；
原本应该合作解决的问题，到跨部门会议时，不是互相踢皮球，就是不愿意配合；
工作一出现问题，各部门就开始互相推诿，无人担责；
而有意愿配合的部门，由于信息同步的问题，又导致沟通成本巨高等等。
那么如何破解跨部门沟通的难点，实现高效协作呢？
1.做好这三个阶段的工作，进行无障碍跨部门沟通
跨部门沟通的难点主要体现在一些具体的业务场景中，下面就以一个需要多部门协作推进的复杂项目任务为例，来进行有效沟通策略干货分享，主要分为三个阶段的内容。
1.1进行跨部门沟通前，做好全面准备
要想重要的项目任务能得到其他部门的重视和支持，在沟通前可以从这几步进行全面准备：
a.首先明确事项的重要性和价值：
要向其他部门传达出这一项目任务的重要性和价值，可以进行简要梳理并整理成文档。
b.准备多个解决方案并评估出最优方案：
可以拆解出任务所需要资源。
c.正式沟通前，了解各个配合部门的具体职责范围，确保不遗漏、不弄混。
d.将此事反馈给上级，让上级邀请各部门负责人进行正式沟通：
针对方案细节进行确认，划分好任务和时间点，形成正式项目文档。
1.2.进行跨部门沟通时，两个重点要注意
a.在沟通中，一定要明确各个配合部门对此事的负责人，方便后续方案的落地跟进。
b.会议中划分好任务和完成时间点，确定阶段汇报的时间。
1.3.进行跨部门沟通后，做好持续跟进反馈
a.首先，将任务的分配进行书面确认：
邮件给各部门负责人和任务执行者；同时还需要建一个项目进度群，确保项目总负责人以及团队成员的领导们都在里面。
b.其次，与各配合部门定期进行沟通：
及时在群里更新进度计划，保证协作的进度与质量。
c.然后，定期与上级进行汇报进度与问题：
需要上级介入处理的问题及时上报。
d.最后，在公开场合下、团队成员的上司或公司高管面前，对于团队成员的付出给予肯定。
2.借助工具让跨部门沟通协作更轻松
除了以上列举的跨部门沟通协作的管理策略，项目经理还可以运用项目管理工具来进一步提升沟通协作效率，建立信息共享平台，确保各部门能够实时获取项目相关信息，提高沟通效率。
2.1借助易趋项目管理软件实现多人在线协作
借助易趋项目管理软件进行项目管理，能支撑组织的全面沟通和协作，各个关键方都能在易趋（EasyTrack）上处理项目相关的工作和任务。
易趋项目管理软件针对不同角色定制专属仪表盘：高层领导可以获取企业内所有项目的关键指标信息、统揽全局；项目经理能全面监控项目；而团队成员则能更加高效轻松汇报工作等等。
例如：项目经理每日花费5分钟可以在项目概况模块查看项目各项运营数据，快速处理项目问题和风险。
（项目经理角色——仪表盘视图）
而团队成员则能在个人概况查看不同项目的待办事项，同时拖动滑块汇报进度。
（团队成员角色——仪表盘视图）
2.2科学的项目计划制定，权责分明、进度同步
对于跨部门沟通协作出现的项目任务推诿、踢皮球现象，项目经理可以通过制定科学且详细的项目计划来应对。
借助易趋项目管理软件制定WBS计划，可以全面把控项目的进度，能实时展现项目各个任务的进度和完成情况；包含计划开始时间、计划完成时间、工期、责任人等各项指标数据。项目经理以及团队成员都可以通过多种视图查看和监控项目计划，包括甘特图、WBS、关键路径等，轻松实现进度同步。
其中各个项目任务支持设置固定的责任人，避免责任推诿；一旦任务有所延误，项目经理可以快速找到对应的责任人了解情况。
（项目计划——分解视图）
2.3工作进度反馈高效，加强监督管理
要想跨部门的沟通协作更高效，还得培养团队成员自觉进行工作汇报的习惯，加强整体监督管理。
借助易趋项目管理系统，团队成员在收到项目经理的任务分配后，即可快速进行工时填报；提交后的工时单需要项目经理审批，也方便项目经理进行工作安排的整体把控。
而团队成员可以在每日下班前拖动任务进度滑块、快速报告任务进度，既能让项目经理全面掌握项目的进度情况，也能帮助项目经理进行分析和决策。
（工时填报视图）
2.4项目文档共享，沟通协作更便捷
除了项目进度的实时同步，项目相关的文档也需要灵活同步、便于进行高效沟通。
借助易趋项目管理软件的项目文档管理，项目经理可以根据项目的不同阶段来进行项目文档的归纳收集，确保项目文档的归纳不遗漏；而团队成员方则能根据自己需求进行项目文档的查看和使用。
（项目文档视图）
同时易趋项目管理软件的附件与文档实现了与WPS集成，支持项目文档的在线预览、编辑、文档转换；支持多人协同在线编辑；项目文档可自动保存，不必担心数据丢失，能进一步提升协同效率。
（项目文档在线编辑视图）
3.总结
对于一些大型且复杂的项目来说，项目经理往往需要与研发、市场、商务等多个部门密切合作，共同推进项目。在这个过程中，信息的传递、理解和执行成为决定项目成败的关键因素；良好的沟通能够提高团队协作效率，从而确保项目能够按时、按质完成。
而借助一款专业的项目管理软件，各部门能够实时获取项目相关信息，大大提升跨部门沟通协作的效率。
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