3000字详解门店采购功能

3000字详解门店采购功能

中小型门店在日常经营中，常常会涉及到有关商品采购、消耗、库存盘点等业务模块，业务人员在日常工作中便需要做好采购设计、商品管理和相应运营动作。那么在采购流程中，相应的设计系统和核心环节，应该包括哪些方面、注意哪些细节呢？一起来看看作者的解读。

门店在日常经营中，会涉及到对商品的采购、收发、消耗、库存盘点等。对商品来说，最先涉及的是商品的采购环节，合理、便捷的采购设计，对门店的商品管理和运营来说十分重要。

本文以美业行业的中小型门店为例，分析采购过程的核心环节及系统设计要点。

老李是一家美业公司的采购人员，在日常的工作中，老李一般会向供应商进行采购申请，采购申请待审批后，供应商开始对商品进行发货，等到收到商品时，老李再进行采购商品的数量、质量、金额等进行确认，确认无误后再进行商品入库到门店仓库，同时财务在收到发票及结算款项后，至此整个采购环节完毕。

老李的整个采购流程，至少涉及到以下环节：

一、采购申请

采购申请主要是对合作供应商的商品、数量、规格等进行申请，提交采购申请单后，待领导审核。此时老李看到的采购单的状态为：申请中。

1）采购申请涉及一般涉及到供应商、商品信息

① 供应商信息

a. 供应商名称

b. 供应商等级

门店可内部进行评判，一般根据供应商的质量进行评级，可设计为：S、A、B、C、D等等级，作为采购时选择供应商的判断标准，优先对等级高的供应商进行采购。

c. 供应商状态

供应商状态一般有：1、正常；2、禁用；3、审核中。

采购时，只可对正常状态的供应商进行采购。

（对供应商的管理，可在单独的功能模块进行维护处理。）

② 商品信息

③ 其他信息

1. 财务相关信息：付款方式、付款周期、预付款、预计到货时间、是否需要发票、票据类型等。
2. 采购备注。

2）安全库存

库存存量是采购员进行采购的重要信息，采购申请前，一般需要先进行库存盘点，针对库存较少的商品进行优先采购，所以商品的安全库存设置非常重要。

门店可在商品资料中进行商品的安全库存进行预警设置，当该商品库存低于设置的安全库存时，系统进行推送补货通知，对管理者来说有备无患；采购申请页面上展示低安全库存的商品、当前库存、安全存量等信息，便于采购员批量选择，一键采购。

3）批量多供应商采购

设计采购功能时，对多供应商进行采购同一SKU商品时，可同时进行多供应商采购处理；同时产品资料设计时，同一个SKU商品可选择多个供应商。

如：老李在对A、B、C三家供应商进行采购同一SKU商品时，如只能对一个供应商进行采购，至少需要针对A、B、C三家供应商各录入一次单据。

如使用批量采购，操作一次即可，这时可支持同一个单据进行对A、B、C三家供应商同时采购，单据生成为各自供应商的3个单据，提升录单效率。

4）批量处理商品采购数量

老李单次采购的商品可能涉及很多种类：如洗发水、精油、染发剂等等，对采购商品可进行一键批量处理采购数量，提高录单效率和准确性，有特殊商品的采购数据需要修改时再进行单独修改。

此外，为了提高采购录单效率，还可配备扫码枪自动识别商品。

二、采购审批

1）审核中

领导看到老李的采购单子，未进行审核的状态。

此时，可对审核中的采购单进行审核通过或审核拒绝处理。

2）采购中

申请采购提交后，审核通过，但未采购完成的状态。

领导看到老李的采购单子，对采购单的商品、规格、批次、金额和财务相关信息等关键信息进行审核后，审核通过的状态。

审核时，审核人可针对采购单进行关键信息调整。如可调整采购单的商品数量、金额等信息。

3）未通过

申请采购提交后，审核未通过状态。

上级领导看到老李的采购单子，对采购单的商品、规格、批次、金额和财务相关信息等关键信息进行审核后，核算部分部分信息有误，备注上被拒原因，对采购单进行拒绝操作。

审核权限：

对中小型门店来说，一般都是由单独的人员去负责采购和审批，不涉及多级和多人审批，审核的权限设置，可通过菜单权限控制即可。

对大型连锁或审核流程较为复杂的门店，可能涉及到会签、或签和多层级审批的业务，这时就需要对采购审批进行单独采购申请审批功能设计。

三、采购收货

此时采购单的状态为：已完成。

申请采购提交后，审核通过后，采购完成状态。

采购单审批通过后，供应商开始线下发货，老李对供应商的采购商品实际收到后，进行逐一盘点，确认无误后进行采购完成确认操作，表示该采购单已完成。

1）采购确认直接生成入库单

在进行采购收货的同时，系统可指定入库仓库，直接进行操作入库，采购到货入库时可标记为：采购入库方式，系统自动生成相应的入库单数据。

2）采购数量和实际收货数量调整

在进行采购收货时，由于商品在运输过程中可能存在损坏、丢失等情况，实际收到的商品数量或符合质量的商品极有可能缺少，所以在收货需要对商品收货数量、缺货数量、损坏数量等进行重新编辑。

3）同一采购单，可进行多次自动入库

老李单次向同一个供应商采购的商品可能涉及很多种类：如洗发水100箱、精油100箱、染发剂100箱，由于生产原因，发货时只发出了洗发水90箱、精油100箱。

当洗发水90箱、精油100箱到货时，经老李对数量和质量进行盘点后，该采购单只入库了洗发水90箱、精油100箱；剩余的洗发水10箱和染发剂100箱可下次到货时，再对该采购单进行入库。

所以对同一个采购单据需可进行多次部分到货标记，并可进行多次入库操作，直至该采购单采购完成。

系统设计时，采购收货状态可设计为：1、待收货；2、部分收货；3、全部收货。

注：关于采购商品的库存，可根据实际业务需要在系统中设计总在途库存、最近3天在途库存。

最近3天在途库存指预计3天可到货的商品数量，可用做真实库存进行销售。在门店做类似秒杀等易爆单的活动时，门店可正常发货，不影响用户的购买体验的同时，也可提升门店的业绩。

四、采购入库

采购确认收货后，进行采购完成的同时，可直接对采购单进行操作入库。该流程在步骤三时已同步操作，不再赘述（入库方式涉及多种，如盘盈入库、退货入库、采购入库等，本文只讨论跟采购入库；关于商品入库，以后单独整理一篇文章）。

五、财务结算

采购确认收货后，采购数据自动流转至财务管理人员处理，财务可对供应商的采购付款方式、预付款、预计付款周期、是否已结算、是否开具发票和其他重要信息进行编辑和注备。

付款周期和发票信息对于财务来说十分重要，付款周期涉及到公司的现金流运转；发票可用做抵税和交易凭证等，对于采购发票和付款周期的跟踪十分必要。

商品采购是门店进行商品入库的前提，涉及门店商品信息管理和财务发票结算，对门店做营销活动、日常商品盘点和发票管理十分重要，合理、高效的采购设计对涉及采购环节的人员十分必要。

本文对美业的中小型门店的采购功能设计进行说明，对供应商的信息管理、供应商的采购管理环节及物流环节不在本文讨论范围内。

以上就是关于美业中小型门店的采购流程和设计要点说明，有不足之处还请交流斧正。