Erfolgsgeschichten aus SAP Change-Projekten

Gute Erfahrungen aus Training- und Change-Projekten teilen und miteinander lernen war das Ziel dieser virtuellen Kaffee-Ecke. Wie immer hatten wir eine kurzen Input zu Beginn, dieses Mal durch Dr. Katrin Elsner. Katrin bringt Erfahrungen aus mehreren SAP S/4HANA Change Projekten u.a. bei Fraunhofer und Roche mit.

Check-in zum Thema “Gute Vorsätze“

Zum Ankommen tauschten wir uns passend zum Jahresanfang dazu aus, wer welche Vorsätze für 2023 hat. Das Spektrum hier war sehr breit – von Weltfrieden über mehr Bewegung in den Arbeitsalltag bringen, Masterstudium in Wirtschaftspsychologie, um die Zukunft mitzugestalten, spannende Themen mit einem coolen Team umsetzen, mehr feiern!, mehr Kurse auf OpenSAP belegen, bis hin zu mehr Zeit für sich nehmen oder Klassiker wie mehr Sport und Umstellung der Ernährung.

SAP Change Management Erfolgsfaktoren mit Katrin Elsner

Katrin teilte fünf Themenbereiche mit verschiedenen Erfolgsgeschichten. Wobei Erfolg natürlich ganz unterschiedlich interpretiert werden kann: von Go-Live geschafft bis „wir arbeiten nach End-to-end Prozessen und haben unser Business Modell mit SAP transformiert. Anbei die Zusammenfassung des Inputs.

• Verantwortung klären und tragen. Ein Beispiel ist ein Verantwortungsklärungsdialog durch verschiedene Bereiche.
• Unterstützung durch Entscheider sichern, womit nicht nur Top-Management gemeint ist. Diese Unterstützung ist auch entscheidend für die Verfügbarkeit von Zeit sowie Ressourcen und kann durch ein regelmäßiges Meeting (z.B. Lenkungskreis) gefördert werden. Zugleich handelt es sich auch schon um Wissensvermittlung.
• OCM frühzeitig onboarden – dies benötigt das entsprechende Mindset bei Projektleitung & Management.
• Change- und Kommunikation strukturiert angehen: Das ist gerade im SAP Kontext sinnvoll und möglich. Beispielsweise kann man durch die Bereiche reisen und den Impact durch SAP Software prüfen. Das Timing von Einbindung und Kommunikation ist dabei auch ein relevanter Faktor, um Erwartungen richtig zu managen. Kommuniziere so früh wie möglich, aber nach Plan. Zu früh kommunizieren ist dementsprechend nicht ideal, da dann Erwartungen zum falschen Zeitpunkt geweckt werden.
• Change Impact Assessment als Basis nutzen – inkl. der Klärung, welche Prozesse sich wie ändern und was das für Menschen und Organisation bedeutet. Diese rohen Eier sollte man kennen und eigene Change Prozesse definieren.
• Was ist Erfolg? Um die Change Welle zu reiten, sollte man (unter anderem) obige Faktoren berücksichtigen .

Change-Story und Vision

Auf den Input folgten unterschiedliche Fragen und Rückmeldungen. Unter anderem wurde das Thema Change-Story und Vision angesprochen. Diese sollte überzeugen, ehrlich und transparent sein. Zahlen sowie Emotionen sind dabei wichtig: Betroffene möchten wissen, was die Veränderung / der Change für sie beinhaltet und bedeutet. Die Auswirkungen können dabei kurzfristig anderer Art sein als langfristig, da eine SAP-Einführung oder Umstellung meist auf längere Zeit angelegt ist.

Ein schönes Bild war dabei die Diskrepanz zwischen Vision (z.B. Urlaub am Strand) und dem Weg, der bis zum Erreichen der Vision nötig ist (z.B. Stau zum Urlaubsort).

Change Stories können je nach Stakeholder Gruppe und jeweiligen Personas entwickelt werden. Einige Kommentare der Teilnehmenden dazu waren:

• „Persona = Job to be done“
• „Kenne die Zielgruppen, wo stehen die Zielgruppen“
• „Zahlen Daten Fakten ‚ZDF‘ vs emotionale Stories: ich finde die Kombi am wirkungsvollsten, wenn man die (belastbaren) Zahlen & Fakten in eine gute Geschichte einbettet!“

Eine interessante Metapher war auch „SAP Projekte ist wie ein Kind kriegen“ oder Kinder großziehen. Diese bieten viele sachliche und emotionale Ankopplungsmöglichkeiten. Weitere Metaphern die ich schon gehört habe sind der Hausbau oder das Updaten von Smartphones.

Fragen und Diskussion rund um erfolgreichen SAP Change

Gibt es hier einen generellen Unterschied bzgl. des CM, ob es ein nationales oder internationales Unternehmen/Projekt ist?

• Das hängt vom Zentralisierungsgrad einer Organisation ab und kann kulturelle Faktoren beinhalten. Skalierung kann durch Change-Beratungs-Netzwerke geschehen oder feste Strukturen von Verantwortlichen nach Bereich & Lokation.

Wie behandelt ein Changemanager die Umsetzung im iterativen Vorgehen, wo ja per Definition die Veränderung noch nicht bekannt ist?

• Es gibt eigentlich immer iteratives Vorgehen – der Grad kommt auch darauf an, wie Agilität in der Organisation bereits verankert ist.

Weitere Erfolgsfaktoren rund um SAP Change Projekte

Anbei zusammengefasst weitere Beispiele und Inputs der Teilnehmenden:

• „Nicht nur inhaltlich kommunizieren, sondern evtl. auch die Kommunikationskanäle nach vorne bringen, z.B. MS-Teams oder interne Social Media Plattformen, um damit die Medienkompetenz zu steigern, die nicht immer bei allen vorhanden ist.
• Kommunikationskanäle auf dem Metalevel prüfen und dazu befähigen.“
• „SAP Kundenprojekte nutzen sehr oft “Show und Tell Sessions vor Ort” also dort, wo die Key-User sind.“
• „Ein Unternehmen hat bei einem SAP Projekt einen Schauspieler das SAP Projekt spielen lassen im Rahmen der Kommunikation.“
• „Betroffene Mitarbeiter möglichst in das Projekt aufnehmen und als Multiplikatoren nutzen, „zum Beispiel beim Testen.“
• „Auch kleine Erfolge feiern. Zum Beispiel nach Meilensteinen oder Sub-Projekten zum Würdigen und zur Wertschätzung.“
• „Erwartungen immer wieder Abklären entlang des Projekts, denn diese ändern sich bei den Stakeholdern immer wieder.“
• „Change Maßnahmen: Einladung an alle zum Mitgestalten / Einladung in die Champions-Community: dies fördert das Vertrauen vor Ort / in der Orga“
• „Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, Projektteam nominieren, Key-User Netzwerk aufbauen, Strategie aufbauen, Meilensteine definieren und beim Erreichen feiern.“
• „Change und Knowledge Management geht bei uns Hand in Hand, um zum Projektverlauf transparent zu kommunizieren, aber eben auch deutlich zu machen, daß dem Projekt durchaus bewusst ist, daß es auch eine Veränderung im Wissen bedeutet und die Kolleg:innen nicht allein gelassen werden.“

Co-Creation in der Change und Training Community

Noch eine Frage hatten wir zum Schluss. Ein Ziel für die Community ist auch Co-Creation. Wir möchten dazu klären, welche Themen für euch relevant und hilfreich sind? Woran sollen wir gemeinsam arbeiten?

Eine Idee dazu war, der Austausch von Templates für eine Change Impact Analyse. Das gehen wir gerne an.

Weitere Inputs gerne hier oder kontaktiert uns über unsere Social Media Kanäle oder bei der nächsten Kaffee-Ecke: Training und Change Readiness am 16. Februar um 15:00 Uhr.