把清单变「简单」，让工作更高效地完成

清单的本质是提醒

请不起秘书，但我用的起清单。

关于清单的话题在我派已是老生常谈。但是真正的长期 GTD 践行者都明白，想要完美落实，其实不在于 APP 的选择，而在于对任务的理解。能不能执行下去，很大程度上取决于你把什么样的任务放进你的清单。

在《清单革命》一书中，护士对病人的检查项、飞行员起飞前的例行检查操作案例，就是希望通过清单让我们避免遗漏某些操作，本质上起到的是提醒作用，它只是一个提醒工具。

但是清单 APP 能提升你的执行力吗？我认为能。智能手表或手环的久坐提醒、喝水提醒等，有没有提高一点你做这些事的频率？用清单，就是自我催促的过程。

首先，记录一定要顺滑

使用清单 APP 的第一步也是重要的一步，就是把任务丢进收件箱。

我刚开始使用清单时，记录的习惯还没有养成，就开始在各类清单软件中反复横跳。后来意识到首先要习惯去记录，而养成一个习惯的方式之一，是把完成这个动作的阻力尽可能降到最低。所以能够在多种环境中顺滑的快速记录，是我选择 APP 的必要条件。

之所以选择滴答清单，主要是以下 4 点：

1. 丰富的接口：除了跨平台的能力，我几乎可以在任何第三方 APP 中分享内容到滴答清单，最新的版本还支持了微信公众号文章的一键收藏。很多人喜欢收藏，我也不例外，但是仅把内容采集到笔记应用中，多半不会再打开，但是放到任务清单中，无论是阅读还是整理，我总需要再去处理一次。所以滴答清单也几乎是我收集信息的入口。
2. 自然语义识别：我习惯用语音记录任务，加上时间的任务我会直接讲出「明天」、「 x 天后」或是「后天下午 x 点」。早期这个深度本土化的功能只有滴答清单有，现在也已经有部分 APP 跟进，但始终没有滴答好用。一些特殊场景我还习惯用 Siri 记录到提醒事项中，打开滴答清单的时候也会自动导入，这些都是为了方便快速的记录。
3. 任务描述框：每个任务有一个可供记录的富文本编辑框，编辑体验接近 Markdown ，还能插入各种附件，可以很方便的在记录任务之后，慢慢丰富任务的细节。虽然其他 APP 都有类似功能（更多的是附件与文本完全分开放的，很难对特定附件进行说明），但是接近 MD 的编辑体验非但没有让我感觉臃肿，反而更多的让我把任务执行前的相关资料，都提前塞进这里。
4. 日历视图：我并不会使用日历视图，对我来说，日历视图的主要的功能就是帮我省下一个日历 APP。滴答的日历除了带有节气、节日等信息，还有国家的法定假期安排，所以现在查节日、查假期，我都只需要打开使用频率最高的滴答清单就可以。

比起自带日历，我更喜欢使用滴答

而上边提到的功能不一定就是业内做的最好的，但是综合来看，却是最适合我的。顺便给经常使用清单的人一个小建议：在电脑端，一定熟记几个常用的快捷键，能够快速操作，尽量弱化软件的存在感，专注于记录与执行。而在手机端，我通常就是通过「长按加号」来进行语音录入，识别率非常高。不知道会不会有人在有旁人的情况下，不好意思使用手机语音相关的功能，其实只要能提升效率，这些习惯还是很值得培养。

这里分享几个我最常用的快捷键（部分是我自定义的）供参考：

动作	快捷键
快速添加任务	cmd/ctrl + shift + A
打开滴答清单界面	cmd/ctrl + shift + E
设置任务为今天	cmd/ctrl + 1
设置任务为明天	cmd/ctrl + 2
设置任务的日期	cmd/ctrl + D

别记「大事」，记「小事」

确保放入清单中的是可执行的动作，而不是一个未拆解的任务。

根据以往的经验，我个人清单中的任务难以执行的情况主要有这么几种：

• 该任务需要消耗的时间太长，心理负担太大难以启动
• 与人相关的任务，需要大量沟通或是协作，社恐者天然排斥
• 任务未拆解，不确定性太多，无从下手

前两项需要自己想办法克服，这个章节我们只谈任务拆解。项目需要关注的是进度，是结果，而清单我们只关注自己当下能做的事情有没有完成。复杂的项目有专业的项目管理工具，不建议用清单 APP 来管理。可以拆解出可执行的部分放入清单，只关心「我」现在能做的部分。其实拆解这个过程在脑中是一瞬间完成的，迅速找出自己现在可以做的，丢进收件箱，不要过度拆解，那些没关注到的动作，总有下次推进的时候。

项目分大小，图中层级仅供参考

如何衡量它是一个可执行动作，我自己通常遵循的原则是：自己能从头到尾干完，且可以立刻执行（或有确定的执行时间）。可能还是有些抽象，我举个场景来说明一下。

比如要设计一张海报，在信息确定的前提下，我自己可以搞定这个事情，那么就算是一个动作，我会记录「设计 xxx 海报」到我的清单中。而如果其中的比如促销方案部分，需要与其他部门共同敲定，这时候就涉及到协作，第一个动作就变成了：与 xx 部门约时间确定促销方案，其余的动作都不要管，当碰头时间确定了之后，在清单里记录上：明天上午 10 点与 xx 部门在会议室敲定方案事宜，依然是不用记录其它，当这件事完毕后，下一步的动作自然会在脑中浮现，这时候，就可以记录下：设计 xxx 海报。

所有涉及到协作的工作内容，我首先都会把发起协作请求作为一个动作来执行，毕竟涉及对方的反馈，信息是未知的，在这之前没办法自己确定任务的走向，不要记录你暂时还执行不了的事情。所以我的体系中才会强调顺滑的记录，而不是初期就把所有事情安排的明明白白。

在分类上别消耗时间

分类尽量简单，过多的分类就是给自己找麻烦。

清单中我只分了两个文件夹大类，一个是工作，一个是私人。很少使用标签、分组、或是各种不同视图将任务再次分类，因为不希望花太多时间在整理任务上，毕竟大多数动作的生命周期都很短。放进清单中的任务最终都是要执行的，不是列队给我审阅的，所以它在哪个分类根本不重要，我甚至不常整理收件箱。

就让清单里的任务像工资卡里的钱一样，来了，没多久又走了。

我的滴答清单分类

工作相关的任务我分成了四类：

当前在办：当前正在进行中且可顺序执行的任务，没活干的时候就从这里领，是最主要的清单列表。

每日跟进：需要等待反馈的任务，但是责任人是我，所以就需要每天跟盯（催），直到收到反馈为止。

抽空去办：事情不重要，时间也比较宽松。有人说这类工作就直接抛弃，但是这些任务多数是我自愿做的一些事情，并非领导的安排，像是优化一些工作流，对公司来说优先级很低，但对我来说，可能是蛮重要的事情，属于磨刀类的任务。但跟私事待办又不一样，它是与工作相关的。

这里插个题外话，之前使用 Things 的时候，发现默认分类中有「随时」、「某天」这两个大类，当时还觉得开发者为什么不让用户自定义，后来我自己最终的分类习惯不约而同的与其保持一致，就突然理解了 Things 的用意。

Things3 分类

暂时搁置：项目停掉了，丢到这里边的任务基本等于待删除的状态。其实直接删除任务是最好的选择，但是由于我习惯利用滴答清单的富文本编辑器，在任务的明细中添加一些资料，所以不会立即删掉任务，以免任务被重新启动，除非已经百分百确认项目已取消，所以这里就像是我的任务回收站。

滴答有回收站功能，但是我习惯于在我常用的各类数据管理应用中，都新建一个文件夹或者分类作为我自己的回收站，这样在处理不需要的数据时，会经过两次删除。数据无价，与需要顺滑的记录恰好相反，在容量可用的情况下，尽量保证清除数据时是充满阻力的。

私人部分除了私事待办是可执行任务之外，其他 3 个都属于收藏性质的清单，会在特定场景下翻阅。比如平时记录的阅读与影视清单，能避免我在闲暇时间还要额外多花时间选书、选剧。而购物清单其实都不是刚需（刚需要直接买的），更像是愿望清单，在电商大促的时候，翻看一下是否价格已经合适入手了，所以我也偶尔会在任务描述中写下「x 月 x 日，xx 平台促销价 xxx 元」，或是「价格低于 xxx 时可以入手」。

清单 APP 的分类没那么重要，你可以随时做出调整。不同于笔记应用，清单中存放的都是时刻要消灭的任务，并不会随着时间日益臃肿。所以慢慢调整你的分类，最终总会调整到适合你自己的状态，尤其不要看了别人的分类之后照单全收，但完全可以借鉴一部分。

让清单「瘦一点」没啥不好

挑选出你想要使用清单解决的几个重点问题，别啥啥都放进清单。

虽然我很提倡多多记录，但是一些不需要放入清单的任务，还是应该舍弃，我自己这块是有这么几个思路供参考：

1. 当下可以立即执行，且在三分钟内可以执行完毕的，立刻去做。当我们把任务拆解之后，就会有许许多多的这种动作供我们执行。那种一瞬间就可以完成的事情，不要再放入清单，以免清单变的臃肿。如果这种琐事在我正在执行其它任务时被安插进来，要现在做吗？当然要。有人说使用清单，不就是希望在做手头工作的时候不被打扰，新进的任务直接丢进收件箱不是更好。然而事实是在我决定丢进收件箱的时候，工作就已经被中断了。
2. 习惯养成类或者长期动作，不要放入清单。我有一段时间清单用的火热，甚至把每天阅读书籍、每隔几天锻炼身体都放入清单循环执行，把培养习惯的任务放进了清单中，这也是完全没有必要的。而且滴答清单本身自带培养习惯打卡的功能，但并不推荐使用，毕竟在一个 APP 中总会相互干扰，而且没人监督（没地方秀）的打卡也没啥意义不是，所以我也同样不会用清单 APP 做长期的学习规划。
3. 使用便签纸，线上线下结合。我们都希望能够完全无纸化办公，但非科技大厂真的很难落实。我日常的工作中还是充斥着各种纸质资料，我一般会使用便签 + 回形针写上 todo 项，放在办公桌特定位置，这个位置就是我的「线下清单」，可以分流出一部分任务到纸上。

紧盯「今天」就行

只关注当天要做的，避免看到清单冗长的任务列表而焦虑。

每个清单 APP 都至少有「今天」这个分类，而我们每天的目标就是消灭当天安排的任务。本文虽然提倡尽量少去整理，但是又不能完全不去归纳。提前一天在收件箱或是你的主任务清单中，由下至上根据任务量设置几个任务为「明天」，这样第二天的开始你只需要打开「今天」分类，寥寥无几的任务既不会让你焦虑到无所适从，在清空整个列表的时候还会拥有满满的成就感。

作为一个普通人，我并不能像那些时间管理大牛一样，把时间颗粒度做到小时、甚至分钟为计。但是至少可以规划出第二天整天的任务，在这个过程中，尤其要注意给自己预留一定的空间，不要把第二天的时间排满，否则由于临时性插入的任务，导致无法清空任务列表，同样会让我们感觉到挫败。所以合理估算出任务所需时间，并留出缓冲空间很有必要。

不考虑优先级，按顺序干就完了

做一个队列型工作者，遵循先进先出原则，以时间线顺序执行任务。

我们已经看过太多关于「要事优先」的说法，但无意间看到《精进3》这本书中提到的「队列型工作者」的概念，让我重新开始审视任务优先级的问题。

按照时间线执行任务的优势，是不需要来回比较各任务间的优先级，不用考虑任务的时间属性，只用一股脑丢进清单，减少无意义的内耗。对于我的工作来说，没有哪个比另外一个重要的多，且最终都是要做完的（大部分人，至少我自己来说，工作量在合理的分配下，都可以在工作时间内提前完成）。所以保证前一个任务执行完毕，再去执行下一个也是这个方法的核心之一。

但有些任务就是比较紧急，我们很清楚必须要放下手头工作来让它插个队。这种临时的变通当然可以，只是在任务结束后，重新回到时间线上来继续顺序执行即可。

一部分创意工作需要靠灵感，有人会建议说在没有思绪的时候，在多个任务之间来回切换一下可以有效转换思路。以前我是持这种态度的，后来我发现大部分创意工作只要行动起来，很容易进入心流状态，进而高效的开展任务，不然我们常说 Deadline 才是生产力。如果思绪真的一直卡在那边，我更建议出去走走、睡一觉、运动一下都可以，请不要这么卷了。

工具始终是辅助，行动才是基础。

以上是我结合实际工作所采用的滴答清单使用思路。每个人的岗位职责都不同，所面临的场景千姿百态，本文的方法不一定适合多数人。但那些希望回归简单，甚至开始使用自带提醒 APP 的，可以参考本文的思路，整理出适合你自己的方法论。复杂的工具，也可以简单着用。

希望文章对你有所帮助，感谢阅读。