【高效整理技巧】1天完成3天工作！

2021-06-07

同样的问题，如果你可以用比其他人更短的时间解决，那么你的价值也就比其他人更高，在市场上就更具竞争力。所以提高设计效率是作为一名设计师需要长期攻克的问题。  

提高设计工作效率可以分拆为很多个部分来攻克，例如沟通对接，设计流程，思考创作，技能熟练度等等，但是我们最简单且最容易出效果的是大部分人都经常会忽略的日常资料素材整理，往往是这些不起眼的细节才是每天浪费你大量时间的地方。

麦肯锡全球研究所的研究显示，人们工作时间的 19% 都耗费在了日常查找资料上。也就是说，每周五天工作日中，有一天基本上都在查找资料，如果可以将这些浪费的时间利用起来的话，工作效率能提升30%-35%。

【一】

日常整理内容

工作文件/知识资料/灵感素材

为了可以减少浪费在日常工作中查找资料的时间，个人有条理的资料整理技巧与良好的习惯都必不可少，作为一名互联网运营设计打工人，我日常需要整理的资料主要可以分为三大部分：  

•   第一部分：日常工作文件整理  

（随着项目越做越多，资料越积越大，特别是多人协作的时候，就会发现井然有序的文件整理多么的重要吖！）

•   第二部分：学习知识整理  

（可能有些同学没有，但是相信我，你值得拥有。作为第二个大脑，帮我记整理录了很多重要知识，方便随时随地调用分享）

• 第三部分：灵感素材整理  

（里面包括日常灵感收集图片/视频，设计模板，设计素材PSD/AI等等，最大程度提升设计师的制作效率） 

在整理之前我们要先理清楚整理的目的！整理不单单是为了好看，而是为了在日常工作中更方便自己灵活使用（重点是灵活使用）。?所以一套符合自己日常使用习惯的规则是非常重要哒！

【二】

制定整理规则

减少思考成本 让大脑形成条件反射

制定规则要遵守以人为本，方便解决问题为主，比如：

• 通用性：目录结构要符合大众的认知，自己能看懂，别人也要能看懂。

• 可扩展性：即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展，以适应新的需求。

• 目录层数少：一般来说，父子孙三级目录就够用了。层级越多，检索文件时需要筛选的文件夹就越多，花费的时间也越多。

好吧，带着这3个基础原则，看看我是怎么整理资料的。为了减少思考成本（太多信息记不住）我选择共用1️⃣一套命名规则和2️⃣一套颜色规则，再加上3️⃣一套逻辑关键词标签归纳特征。这样就会大大减少大脑负担（能不用脑就不用脑），然后让大脑慢慢形成条件反射。 

规则01：高效命名

3段式命名【字母+数字+关键字】

例如：【A01 活动设计】

这样的好处是  可以让我任意拓展分类，同时不会影响其他，而且大部分系统的排序方式都是按照字母顺序排列。

A代表高频使用 优先级最高，最靠前的（一般是最重要工作项目或者原创内容为主）

B代表高频使用 优先级次级（一般采集收藏的内容为主，经常翻阅学习使用，但不是最高级）

CDE......其他的如此类推 

规则02：颜色标识

相较于文字，颜色分类可以更加快速直观的让我区分重要级别。当然选择用什么颜色不是很重要，重要的是个人的习惯就好了。

规则03：标签归纳

标签不宜过多，给笔记添加标签时只需宽泛的主题。要是太多的话，你记住这些标签的内容也是个大工程，那标签就没有太多意义了~标签分类有多种维度，比如：运营节日维度，个人学习维度，工作内容类型维度等等，这个每个人都不同，需要根据自身情况来自定，具体可以看下面，我是如何分类一些大标签，核心围绕还是工作内容和个人学习成长 2个大方向为主。 

【03】

实践案例分享

资料井井有序 工作轻松自如

第一部分 工作文件整理▼

为了方便大家看清楚我的目录架构，选择用了竖排展示模式，1️⃣命名方式如上面介绍，根目录采用【字母+标题】因为在根目录一般不会有太多分类，采用字母开头命名方便排序，次级目录开始采用【字母+数字+标题】，因为工作内容分类随着时间的推移会越来越多，这样方便后续不断扩展填充。除了命名方式，大家也看到文件夹还有2️⃣颜色标签，苹果自带有颜色标签非常方便，如果想更加直观大家也可以去下载软件【Foldery】去改变文件夹颜色。

第二部分 知识资料整理▼

在这里90%主要是管理储存平时看到觉得不错的文章资料，10%是自己原创内容。

▲ 1️⃣笔记本的命名上也是会延续【字母+数字+标题】的模式，这样更符合我个人习惯，方便快速识别重要主次，不过在MAC印象笔记上没有标题颜色区分功能，在windows 上是可以顺便加上颜色分类的。

▲ 2️⃣新采集内容的标题 我一般习惯在上面打上一个大概标签，让我方便丢进去不同类型的笔记本中，在下次重新阅读的时候再进行细分。

▲ 3️⃣印象笔记的标签我用的跟其他人不太相同，我主要以最近攻坚内容为主来建标签，比如最近在忙碌设计流程优化的问题，那么我就会把之前收集的相关内容都丢进去这个标签（包括前期沟通，中期设计制作，后期技术配合上线等等环节内容），这样我在处理这个问题的时候思考面会更宽阔，而不是仅仅局限在一个小点。

最后在这个标签模块的标签不会太多，因为标签比较少反而可以让我更快速聚焦到我需要内容。其他笔记技巧有想学习的可以去他们官网查看教程，会获益良多~

第三部分 灵感素材整理▼

我主要是用【软件eagle+移动固态硬盘】形式来整理储存，作为一名运营设计打工人，日常需要处理的设计种类会非常多非常杂，所以直观查看/统一管理/方便随时携带对我来说非常重要。在整理过程中我会把很多PSD源文件直接放在eagle来管理，这样就不需要去文件夹找对应的文件了，在预览和查找上会节省不少时间。

▲ 1️⃣文件夹命名也是会延续【字母+数字+标题】的模式+2️⃣颜色标签分类直观区分模块。分类模式主要根据我目前工作内容种类维度来划分，如H5活动，广告图，字体，插画，展示等等这些都是日常主要工作内容，所以对应的参考采集数量也会比较多，毕竟你的设计上限在于你的眼界哦！！

▲ 3️⃣素材整理标签这一块，我主要会以 运营节日/画面风格这2大类别为主，因为左侧文件夹已经是以种类来划分了，所以标签不需要再次重复，也不会以颜色来打标签，因为eagle有完善的颜色分类筛选功能，还是很好用的哦！！

【04】

最后总结

制定适合自己的整理规则+坚持！

个人效率提升并非一朝一夕，而且整理规则也不是一成不变，根据个人不同阶段的需求，学会发现问题解决问题的思考模式，不断优化出更适合自己的方法。在设计师职业生涯中，随着你不断的进阶，个人在工作中需要处理的信息量也会越来越大，越早开始养成整理习惯，后续在处理复杂问题的过程中越游刃有余。加油鸭小伙伴们~ 

作者：张彭彭 （码字不易，求赞！）