跨地域、多部门，同道大叔如何高效管控商务合同和财务收款？

如今，互联网和自媒体公司跨地域工作的情况越来越常见。如何消除地域区隔所带来的信息鸿沟，就显得尤为重要。

同道大叔从早年的自媒体博主到 IP 新文创公司，正在逐步调整商业模式推动 IP 化运营的进一步转型。目前，同道大叔全网坐拥 6000 万核心粉丝，北京、深圳等城市均有办公场所。作为跨地域、跨部门办公的典型案例，同道大叔又是怎样通过石墨文档提升办公效率的呢？

01 跨部门协同办公，把控公司现金流动态

对于一些企业来说，内部由于缺少文档共享平台，大量的文档孤立存储于员工的电脑、手机中。文件分散杂乱、复用度低，信息流通不畅。

之前，同道大叔内部尝试过一些协同办公工具，不过由于使用门槛过高，于是开始尝试使用石墨文档。

“我们主要是用于两地的一些商务合同，还有一些财务收款等，通过表格协同办公。” 同道大叔相关人员告诉石墨文档。

在同道大叔内部，不同城市、不同部门之间的协同办公比较频繁。公司内部的财务、法务属于相对独立的职能部门，这时候就需要一个协同机制，让不同部门之间共享信息。

商务、财务、风控目前是同道大叔内部重度使用石墨文档的部门。

“比如说我们的财务出纳对账的同时，法务专员去做合同归档，商务专员去跟进项目。” 同道大叔相关人员表示。

同时地域上，当北京公司签合同时，借助协同文档，深圳公司也可以立刻知晓相关情况。

而且，不像传统公司，对于正处于高速成长期的同道大叔来说，商务合同的数量非常多，如果没有一个趁手的协同工具，会对公司效率产生巨大影响。

同道大叔有三个最重要的台账，各部门负责人可以根据它们了解签合同和收款进度。

而如果有看到一些悬而未决的事情，相关负责人也可以进行督促，确定事情进展，以及跟进需求。

“比如这个东西发不发，开始做了没有，钱收到了没，合同签了没，内容同事都可以通过石墨文档看到。” 同道大叔相关人员向石墨文档介绍：“公司统一用石墨也会更方便，比如哪个账款没收回来，法务财务就可以催商务，如果催不到，风控就可以介入。”

在同道大叔相关人员看来，协同文档的最大价值在于可以根据上面不同部门记载的信息进行判断，可以让各部门负责人知晓项目已经进行到何种程度，然后推进下一步工作。

随着现代企业的发展，跨部门乃至与企业外部的协作越来越多。相比传统办公软件，石墨文档的多人编辑、共享等协同特性，为企业内部的数据资产流转打下坚实基础，节省了企业成员沟通、传送文件的时间，提高了文件的复用性，无形中为企业节省了诸多成本。

02 精细化权限控制，实现责任到人

同道大叔在使用石墨表格时，会根据不同的功能做拆分，会分不同张表，比如合同台账是合同台账表，商标是商标表。

传统办公软件还经常遇到的一个问题是，文件的创建、编辑修改、访问使用等操作行为无法有效监督，数据的检索主要依赖人工，这些管理上的问题阻碍了数据的高效流动，降低了企业的运转效率。

石墨文档除了能满足基本的进度、功能拆分，还可以通过权限管理，让分工更精细，提高管理效率。

同道大叔相关人员告诉石墨文档：“表格协同办公中最重要的功能可能就是权限管理，让不同的人编辑不同的部分。”

根据不同员工角色，公司可以将员工权限分别设置为「仅查看」「可编辑」「禁止查看」。

比如公司法务，就可以在表格中同步签合同的进展；财务，可以同步合作款的收款情况，创作和媒体发布同样负责自己的部分。

很长时间里，文档数据的集中管理、实时协同、灵活共享与权限管理难以兼顾。石墨文档通过编辑、导出、查看等多维度设计，解决了企业实际操作中文档的多级权限设置，实现责任到人。

03 协同办公软件，门槛低、易上手很重要

其实对于企业来说，协同办公软件，最重要的还是要好上手。

说到底，不同企业对协同办公的需求也不尽相同，有的企业需求频次很高，一些基于任务管理机制的协同工具就十分适合，不过这也对员工各方面能力的要求更高一些，而且需要随时关注，占据员工的精力比较多。

对于一些需求不那么强的公司来说，这样的工具可能过于复杂。

“但对我们公司来说，可能财务每天下午 3:00 更新一次，法务 4:00 更新一次，然后我们大概看一下，当天就能确定下来，我就会想着我要去看一下，里面有什么东西需要我去跟进。别的一些细节的沟通，我们在微信或钉钉进行。”

对于企业来说，石墨文档相对一目了然。

“如果是之前任务管理的工具，就需要点进去，看每个人的工作细节。” 同道大叔相关人员表示：“而且当我们要给别人发一个文件时，也可以直接在石墨文档中写好，然后发给对方链接即可。”

操作习惯上，石墨文档可以 100%无缝对接 Office 软件，客户端支持所有主流操作系统，企业员工还可以直接打开浏览器完成文档撰写。可以说，石墨文档在功能强大的同时保证了较低的上手难度，这也是石墨比较受欢迎的原因之一。