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如何写一封漂亮的邮件
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如何写一封漂亮的邮件
很多人写的邮件还是一塌糊涂，与之沟通时，十几封邮件都扯不清楚。
写一封漂亮的邮件真的这么难吗？
发邮件的常见错误
1 邮件字号大小不一
建议你使用12pt - 14pt来书写email
2 邮件正文使用多种颜色
如果你想强调某个点，可以使用加粗或者标红，真的没必要搞的正文五颜六色。
3 使用多种字体
邮件正文从 word、pages、或者网页粘贴过来时，会带有很多字体。
如果你是设计师或产品经理，这种阅读体验极差的邮件只会让你自掉身价。
4 没有标题
邮件不是IM工具，很多邮件任务需要延迟处理。如果邮件没有标题，收件人在查找时十分困难，也难以跟踪。最后这件事情可能就不了了之。
5 One Topic， Double shoot！
一个邮件主题只讨论一件事情。如果你要讨论另一个话题，请另开一个邮件主题。
6 随便 Reply All
你知道Reply 与 Reply All的区别吗？
- Reply：回复发件人
- Reply All：回复发件人以及所有的收件人
在Reply All之前，你最好考虑一下：你的回复是针对发件人的，还是所有人？
不要让无关的人收到邮件（大家都很忙）。
7 随便抄送邮件组
你是否喜欢抄送给邮件组? 你有没有考虑：
- 所有人都需要看到这封邮件吗?
- 这封邮件是否会干扰到很多无关的人？
- 你在浪费大家的时间
8 请立即回复
邮件不是IM，别人不可能立即回复你的邮件。
因此文件正文中慎用：「请立即回复」。如果很紧急，你为什么不拨打他的电话？
9 低效的分享
当读到一片好文章时，你希望分享给别人。但不要丢一个链接，然后发送给所有人。
你一定在邮件中列出「分享理由」，否则大部分人会把它做垃圾处理掉。
如何写一封好邮件？
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避免以上9个错误
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良好的排版
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严密的逻辑
使用SCQA原则写邮件
- Situation：注明邮件的背景（context），提前声明一些概念，避免收件人不知所云
- Complication：问题（冲突）是什么？
- Question：指出关键点，我们需要做什么？
- Answer：给出方案的具体行动，不需要收件人再思考判断。
本文摘了「小道消息」以及 Public Speaker 的诸多建议。
吕小荣
28 April 2013
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