如何组织一次成功的会议

如何组织一次成功的会议

    以下这篇文章是2008年10月中旬给公司基层骨干员工进行的一次关于会议组织安排的培训内容，当时公司很多人都对如何组织一次成功的会议缺乏基本的概念，刚好之前也收集到《九段秘书的薪酬排行榜》这篇很好的文章，于是就以它为基础为大家带来了这次会议组织的培训。那次培训结束之后，大家对于会议组织、安排等环节有了一定的认识，在后面的会议实施过程中也开始变得有模有样起来。

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    很早以前，给大家发过一篇名为《九段秘书的薪酬排行榜》的文章，里面详尽的叙述了不同能力的秘书都是如何安排一次会议的，下面我们一起来回顾一下。

    总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法：

    一段秘书的做法：发通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议；

    二段秘书的做法：抓落实――发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到；

    三段秘书的做法：重检查――发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间；

    四段秘书的做法：勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议；

    五段秘书的做法：细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）；

    六段秘书的做法：做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）；

    七段秘书的做法：发记录――会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员；

    八段秘书的做法：定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理；

    九段秘书的做法：做流程――把上述过程整理成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

    一段秘书与九段秘书的级别差距不仅在于工资，还在于将来。因此，素质不是吹出来的，董事长不是捧出来的。如果你能做到九段秘书，将来的董事长一职可能就是你的。

    目前在我们的日常日常工作中，每天都会有日会召开，每周都会有周例会召开，以后每个月也都会有新人培训开始实施。面对这么多的会议，我们自身的组织工作是否做到位了呢？距离上面所描述的九段秘书的标准还有多远呢？下面，我们就依据九段秘书的标准来对我们实际会议组织中所暴露出来的问题逐一进行诊断：

    1. 发通知是组织一次会议最基本的操作，基本上是每个人都会的。但发通知也需要注意一些细节问题，如果是比较重要的会议，正式的会议通知邮件是必须的，要确保邮件发给每个参会人员而没有遗漏；

    2. 发完通知之后，最好是采用电话、QQ或是当面的方式，与被通知的人员进行一下确认，确保所有人都能知道会议信息，尤其是一些紧急安排的会议更需要进行这样的确认工作。很多时候我们的会议都会在规定时间5-10分钟后才正式开始，组织会议的人也没有意识去通知大家开会，导致在这件小事情上面非常拖沓。要知道一次10人的会议拖后5分钟的话，那么总计浪费的时间就会是50分钟，再算上10个人大概一小时的薪水总和，你就会知道这5分钟的实际价值了；

    3. 如果会议通知发出后还需要等待一段较长的时间，就得在会议开始前一天，逐个通知提醒参会的每一个人，以免出现会议缺员的情况发生。虽然可能最终不会因此而怪罪会议组织者，但开头不顺的会议就不能称之为一个成功的会议；

    4. 会议之前，要检查好为与会人员准备的材料是否到位、会议场地是否已经清理好、投影机是否已经准备好等。在之前的一次培训中出现了一个严重的问题就是，培训讲师的PPT没有事先拷贝到讲解的机器中，导致学员等待的时间偏长，他们心里面就会觉得培训组织不到位、不专业，从而降低培训的效果；

    5. 上面步骤的准备还是很粗的，如果更加细致一点，会议组织人员对于整个会议的内容还要做到心中有数，从参会人员的角度去思考这个会议还需要准备哪些东西，还需要在流程上进行哪些配合。如果培训准备人员能够对每个培训讲师的培训内容有大致的了解，就可以合理的安排培训时长，避免培训重点不突出的情况发生，有些重要的内容只安排一节课的时间，而一些非重点的内容却安排了两节课的时间；

    6. 会议进行过程中，需要安排专人对会议内容进行记录，如果在条件允许的情况下还可以增加录音甚至是录像记录。在很多会议中，大家普遍缺乏做会议记录的习惯，大部分人都是空手而来。而现在即使是做了会议记录，内容也是超级简单，格式更是千奇百怪。做会议记录是希望与会的人在会议之后，还能回忆起会议内容以及会议后布置下去的需要完成的任务。当然，会议记录更是一笔财富，记录着每个部门、每个公司前进和成长的脚步，是需要保存下来的；

    7. 会议记录完成之后，经主管和主要与会人员核实确认无误后，就要发给全体参会人员。为什幺增加这一步呢？因为会议记录是人工来完成的，难免会出现理解和记录上的错误，所以在发出之前要让主管等人对其中的内容逐一进行核对，以确保会议记录的正确性；

    8. 如果会议组织需要较多人来一起筹备，就需要组织者将各项准备工作分配到每个人的头上去，让他们各司其职。当然，一份考虑周详的会议计划是必不可少的，它能让每个人都清楚自己在哪一天要做什么事情，也方便会议组织者在进度上的跟踪。目前我们很多回忆还缺乏这样的安排，每周要讲哪些内容，基本上都是主管敲定的。如果没有主管提醒，例会就很有可能没有人来进行组织和安排，当然也就更不用；

    9. 会议组织的最高境界，就是将会议组织的整个流程整理出来，成为标准的文档，让不熟悉会议组织的人员看过这些文档之后也能在短时间内成功将会以组织好，让这些原本存在于个人脑袋里的经验成为可复制的东西，这也是九段秘书的最重要的一个特征。

    别看会议组织是一件小事情，但从中我们却可以做出大的学问来。与之类似的事情，在我们的工作中比比皆是，只要你有心，就没有什么事情做不好。

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