(German) Best Practice: Wie Sie den Ordner “Gemein... - SAP Community

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Häufig erreicht uns die Frage: „Wie machen das denn andere Kund:innen?“

Dies ist für uns Grund genug, die hilfreichsten Tipps und Best Practices zum SAP Signavio Process Manager und Collaboration Hub zu sammeln und mit Ihnen zu teilen!

Viele Unternehmen sehen sich aufgrund der steigenden Prozessvielfalt oder der internen Organisationsstruktur mit modellierungsbezogenen Herausforderungen konfrontiert. Bewährte Vorgehensweisen können als Inspiration weiterhelfen.

Im konkreten Fall hören wir oft Fragen wie „Welche Informationen sollte ich in meinen Prozessen ergänzend hinterlegen?“ oder „Wie kann ich Prozessvarianten sinnvoll und auswertbar darstellen?“.

Im Rahmen dieser Blog-Serie möchte ich solche Fragen aufgreifen und mit der wertvollen Erfahrung und dem konstruktivem Feedback unserer Kund:innen, sowie dem gesammelten Wissen unserer Prozessexpert:innen, beantworten.

Den Ordner “Gemeinsame Dokumente” sinnvoll strukturieren

Oft beginnen die Herausforderungen bereits in der Darstellung der Unternehmenslandkarte und der Strukturierung der Prozessebenen. Abhängig von der organisatorischen Struktur des Unternehmens gibt es verschiedene Darstellungsmöglichkeiten.

Die Verwendung der richtigen Ordnerstruktur ist grundlegend, um Diagramme in einem Arbeitsbereich effizient zu speichern und zu navigieren. Mit einer Struktur in den Gemeinsamen Dokumenten schaffen Sie eine Basis für das zielgruppenspezifische Verwalten von Inhalten wie Prozessdiagrammen.

Dieser Ordner dient zum einen dem Modellieren und zum anderen auch dem Teilen der Inhalte im Signavio Collaboration Hub. Daneben unterstützt diese geschaffene Struktur die Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes. Dazu mehr in meinem nächsten Blogartikel.

Es gibt mehrere Ansätze, wie Sie Ihre Gemeinsamen Dokumente sinnvoll strukturieren können:

End-to-End-orientierte Struktur

Strukturieren Sie die Gemeinsamen Dokumente anhand einer End-to-End-orientierten Struktur (entlang Ihrer Wertschöpfungskette). Beispiele sind hier der Order-to-Cash-Prozess, der Procure-to-Pay-Prozess oder auch der Quote-to-Order-Prozess. Wenn Ihre Unternehmensprozesse auf End-to-End-Sichten ausgerichtet sind, ist es sinnvoll den gleichen Ansatz für die Struktur in den Gemeinsamen Dokumenten zu verwenden.

Funktionsorientierte Struktur

Ein "traditioneller" Weg ist die funktionsorientierte Struktur, die es erleichtert, Prozesse nach ihrer Funktion zu organisieren. Orientieren Sie sich an Ihrer Unternehmensorganisation und verwenden Sie die Bezeichnungen Ihrer Abteilungen oder Teams. Unser Tipp: Wenn dieselben Prozesse in verschiedenen Abteilungen verwendet werden, wird empfohlen, einen speziellen Ordner wie "wiederverwendbare Teilprozesse" zu erstellen, um sie schnell zu finden und wiederzuverwenden.

Prozessorientierte Struktur

Die prozessorientierte Struktur orientiert sich unabhängig von den Funktionen im Unternehmen an die Prozesstypen Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Die prozessorientierte Struktur ist ein gängiger und aktueller Weg, um Prozesse zu strukturieren, da sie für alle Modellierer:innen leicht zu finden sind.

Gemeinsame Dokumente vs. Eigene Dokumente

Aktivieren Sie neben dem Ordner ‘Gemeinsame Dokumente’ auch den Ordner ‘Eigene Dokumente’ und bieten Sie so Ihren Modellierern die Möglichkeit, Modelle in einem privaten Ordner zu speichern. Der Ordner ‘Eigene Dokumente’ ist ausschließlich für den bzw. die jeweilige:n Benutzer:in sichtbar.

Fazit

Nun haben Sie mehrere Ansätze kennengelernt, wie Sie Ihren Ordner “Gemeinsame Dokumente” sinnvoll strukturieren können.

Erarbeiten Sie sich Ihre Struktur bspw. in Form eines Workshops, um von Anfang an zu gewährleisten, dass sich alle Stakeholder:innen und Benutzer:innen in der Struktur (auch später im SAP Signavio Collaboration Hub) wiederfinden.

Haben Sie den Ordner auf eine andere Weise strukturiert und möchten Ihre Erkenntnisse mit der Community teilen? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar unterhalb dieses Artikels.

Auf unserer Hilfeseite “Arbeiten mit Ordnern und Diagrammen”  erhalten Sie konkrete Anleitungen, wie Sie Ordner anlegen, umbenennen, verschieben, entfernen oder wiederherstellen können.