你是否有过这样的一个感觉：忙碌了一整天后，你在反思一天的工作时，突然发现自己一天下来不知道在忙什么？好像事情也没做多少，就感觉是忙了一整天。如果你有这种感觉的话，证明你在时间管理上还是一个“初哥”。我相信每一个团队管理者都是真的忙，但却非常不认同他们的这种“忙”。

相信很多人都知道一个管理工具叫时间管理矩阵，而此工具的核心是在于将你的时间花在重要而不紧急的事情上。统计数据表明，一般的职业经理人80%的时间都在处理重要且紧急的事情，而高效能的职业经理人70%的时间都在重要不紧急的事情。

举个例子：某位管理者打算在下午两点到五点做一件重要且不紧急的事情——跟某名员工谈心，但突然接到领导要求视察的通知，于是便将谈心的安排往后拖，先去应付领导视察。

领导走后，这位管理者找来该员工谈话，但是由于晚上有一场重要的商业谈判，这位管理者在与员工谈心时可能就没有那么专心，效果也好不到哪里去。

试想一下，这位管理者虽然为“与员工谈心”这件重要且不紧急的事情安排了一个完整的时间段，但是在其他事情的干扰下，这段时间产生的实际效率非常低下，并不能起到应有的效果，上述案例中，管理者最容易忽视的谈心恰恰是最核心的工作内容。如何保证在这段时间内仍然集中精神，不被分神呢？

这就需要用到标准化的工具了。我们可以利用一些类似日程表的小工具，记录下某个时间段要去做的事。比如，晚上七点半到九点要开会，下午五点到六点要准备会议资料，等等。到了这两个时间段，管理者就放下手头其他事情，专注处理好这两件事，除了两个时间段之外，不再多花时间。如此一来，便会有效提长效率。

今天向大家介绍的这种办法是一种高效工作方法——GTD (Getting Things Done, 搞定事情）。

GTD的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并让自己一一执行，分为收集、整理、组织、回顾和执行五大步骤。

1. 收集

将能够想到的所有应该去做的事情罗列于“待办事宜”中。待办事宜的存在形式可以是实物性质的文件夹、资料夹和纸张等，也可以是以数字形式存在的日程表。这一步的关键在于，将所有未来可能而面临的任务全部记录下来。（向大家推荐个小技巧，如果你们用OutLook办公，可以用它里的日程功能为自己安排好每件的处理时间，而且它会提前15分钟提醒你哦~:>）

2. 整理

将进入“待办事宜”的事项进行分类处理，定时清空。一般来讲，类型分为“可以立即完成”与不可立即完成“两类。对于可以立即完成的事项立即处理，清空任务。对于不能立即完成的事项则进入下一步组织环节。对于一些参考资料类的信息，可以对其进行标记后分类存放。

3. 组织

组织是GTD中最核心的规划步骤，需要管理者综合考虑各方面因素，制订出相应的计划。行动的组织可以分行动清单、等待清单和未来清单三部分。

a> 行动清单，是指下一步具体的行动。如果下一步包含多个步骤，则需要细化成更为具体的工作，比如地点和时间等。这样管理者就会了解应该做的工作。

b> 等待清单，是指委派别人去做的工作。

c> 未来清单，是指延迟处理未设置具体完成时间的计划。

4. 回顾

回顾是指每周都进行清单回顾、检查和更新的步骤，确保GTD系统的正常运作，并保证下周计划正常进行。

5. 执行

按照清单开始行动。

GTD的做法实际上是通过工具来防止“瞎忙”情况的出现。于事先安排好了每段时间的任务并设置提醒，我们不会错过任何事情，也不会因为担心没时间做一件事而影响其他事情的正常推进。正如王阳明所说“心无外物”，修炼心性到只专注于眼前的事物。东西方文化在这个问题上彼此交融，也是十分有趣的一件事。

如果大家对GTD法感兴趣想做更进一步的研究，在这里向大家推荐来自GTD法的创始人戴维.艾伦的书《Get things done 搞定》。

原文始发于微信公众号（企业管理小纸条）

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