9个优化小技巧，让文档从“及格”到“优良”

你在写word文档时是否有过这种体验——基本内容很快写完了，但读起来总是缺少一些感觉？本文作者认为，想要优化文档，需要增加顺滑和吸引力，并总结了9个小技巧，一起来看看吧。

关于word文档里的内容，我们可能会有一种体验：基本内容花费很长时间写完了，但是读起来总是缺少一些感觉。比如你写完之后，可以打75分，但是想把文档改成85分，难道要重新梳理结构吗？

尤其是一些产品介绍、解决方案、建设规划之类的文档，更需要对读者有一定的吸引力。

最近这段时间我也在探索这方面的方法，简单总结了9个小技巧，实践来看有一定的效果。

其实增加的这10分总体来说，就是两个词：顺滑、吸引力。

一、关于“顺滑”的优化技巧

1. 有些名词记得加“引号”

首先，在文档前几部分的背景、现状、整体概述之类的段落中，我们经常会提出一些新词，或者引入一些名词、形容词、比喻词。而这些词汇（尤其是重要名词）需要让读者能够从大段描述中看到。

像写网文这样字体加粗、或者换个颜色，这类方法显然在word文档中不适用，尤其是在段落内部。

所以我的建议是为这些名词增加“引号”。当然，引号也不能滥用，不然也会让段落显得凌乱。但我至今并没有遇到滥用引号的，更多的是不用引号的情况。

2. 把长句子变短

我们经常在解释一些处理逻辑，或者关键定义时，会“自说自话”地把自己的内在理解直接转化成文字，从而形成了一个“大长句子”，自己检查时也不觉得有问题，因为先入为主的你会觉得这段话已经把事情描述清楚了。殊不知这种内容是读者的灾难

读者需要寻找主语、谓语、形容词，还要认真区分其中的转折与前后关联。

举个例子，我们上学时做英语阅读，是不是经常遇到一句话特别地……长，然后我们需要用笔来划分，最终理解（或者猜）这句话的意思。

而大长句子，就是这种效果。所以，我们一定要跳出自己的思维和阅读习惯，把大长句子删减，或者拆成两句来表达。

3. 合理分段

上述提到的“长句子”也可以通过分段的形式提升表现力，当然更需要分段的，是较为复杂的逻辑说明。

我也经常看到一些“长段落”，里面不仅逻辑复杂，在“逻辑连接词”上也存在误用的情况。这种长段落需要我们合理拆分，通过“回车”这个按钮让结构清晰化

同时对于有先后关系的描述，可以采用小编号来强调逻辑和步骤；对于并列关系的描述，可以通过常见的符号来突出逻辑关系。

尤其是描述中涉及到分支、是否之类的嵌套关系，在word文档中如果不注意段落结构，很容易让读者凌乱。

因为我的文档大多涉及到工作内容，在此不便截图说明，但我相信经常写文档的你能够感同身受。

4. 详细的功能说明，只有真正交付的人才会细看

如果我们写的文档不是需求说明书之类的内部资料，建议不要罗列大量的功能说明。

因为这些功能说明很少有人细看，更多是“一扫而过”，通过目录结构，重点词句来了解整个文档的立意。

而且一旦功能说明写的很具体时，即便前面写的很有吸引，在看到细节之后就会又把读者拉回现实。

读完之后的感受可能就是：这不就是个权限管理吗？这不就是个数据报表吗？这不就是个跨部门审批吗？

所以这类的文档，我的建议是简化功能描述，把一级、二级标题改得有吸引力。具体的改法，可以看下文的第八点。

5. 降低冗余

这里主要针对“多种方案”的描述，很多同学会直接把A、B两个方案整体拆分成两个章节。而两个方案中会存在很多相同的功能，这些功能便是“冗余功能”。

对于存在多种提案的文档，我认为重点有两个，一是优劣对比，二是推荐。

如果把多种方案整体拆分，不仅文档“又臭又长”，而且非常不利于对比。所以我的建议是把共性的内容合并起来，只针对差异性内容分章节描述。

分章节描述也有多种方式：

• 可以针对每个差异功能独立对比（如权限管理：A方案怎样做；B方案怎样做，数据统计：A方案怎样做；B方案怎样做）；
• 也可以直接把差异性内容归类为两部分（如A方案：整体业务流程、权限管理、数据统计分别巴拉巴拉；B方案：整体业务流程、权限管理、数据统计分别巴拉巴拉）；
• 还可以列出一些对比表格，就像我们做竞品分析时一样，结论通过表格对比的形式，筛选重点，体现优劣，非常直观。

多重提案的推荐，则是为了让读者更倾向于某一个方案，可以在文档中设计三个方案，把你推荐的放到中间，这也是利用了心理学上的一些技巧。

当然这种方式只能增加概率，并不能保你成功。因为也许对方关注的重点和你不同（此方式摘自《麦肯锡教我的写作武器》一书，感兴趣的同学可以看看我写的读后感 ）。

6. 小细节的词语修饰

有时一个小的连接词，或者修饰词，背后所传达的意思容易对读者造成影响，而我们就是要利用这些细节所带来的影响，让自己的方案显得更“有用”。

比如把“需要”改成“直接”。

前段时间我们团队内部的一个文档里有这样一句话，大致的意思是：

“当用户按照我们的规划做完第一步之后，需要在平台的某个功能进行第二步”。

这句话的问题就出在“需要”这个词上，它会让读者感觉到一丝麻烦、复杂，我还要怎样怎样才能完成这个业务。

然后我把这句话改成：

“当用户按照我们的规划做完第一步之后，可直接在某个功能下进行第二步”。

这样改完之后，就会让读者觉得简单、方便，我只要这样做就能完成。

所以同样的功能，不同的细节词语，传达出来的感受便有很多差别。也许这样修改之后，读者并没有觉察，但这不是我们停止优化的理由。

以上几点，是关于让文档“顺滑”的技巧，下面再介绍三个让文档提升一些吸引力的方式。

二、关于“吸引力”的优化技巧

很多同学写出来的文档，内容上其实没什么问题，但就是觉得“干干巴巴”，没有读下去的欲望，或者读完之后没什么感觉，也没记住重点。

我分析其中的一部分原因在于word文档的表现形式，本就难以让读者对结构有整体的认知，所以首当其冲的优化点，便是让重点更突出。

1. 让重点更突出

我们可以采用不同级别的标题样式，符号样式等方法来突出重点立意：

• 比如合理分配二级、三级标题，并将标题内容加以润色；
• 比如通过加粗、在段前增加特殊符号来凸显文章结构；
• 比如让重要的一句话单独分段；
• 比如增加重点内容前后的间距；

以上技巧都可以尝试一下，选择时候自己内容的方式，让文章的结构清晰展示，把最重要的信息简洁地表达出来。

2. 亮点、口号要押韵

对于一些可行性方案、建设规划、售前材料之类的文档，经常需要提炼优势、价值。

结合第七条，提炼出来的内容也是重点，尤其是一句话、几个词的优势说明，最后能够构成结构押韵、平仄合理的排比式段落。

我也经常看到一些描写价值的章节，拆了很多条，但是每一条都有两三句或者更长。这种形式就很难让读者记住什么，也缺少了感染力。所以对于这类情况，我的建议是几句话的描述可以保留不变，但在每段描述之前，加上几个字的汇总。而且这些汇总可以作为标题突出显示。

• 比如消息通知功能，提炼标题为“打破场景束缚，一键触达用户”
• 比如跨部门审批功能，提炼标题为“连通跨域协作，提升管理效率”

前两天突然灵感乍现，写了7句排比式标题，大致结构是“XX的XXXX，让XX‘随心X’”，感觉是这几年不错的文案。不过本人水平有限，提的建议仅供参考，欢迎你有更好的想法与我讨论。

3. 痛点和现状的区别

最后分享一点最近刚刚发现的问题，在很多产品文档中都会有行业现状、痛点之类的章节。我所理解的这部分描述，其实就是为了找问题，通过现状提炼出痛点，再通过后续的描述和方案来合理地解决这些痛点。

所以现状的描述是为了提炼痛点。

而最近在看一些文档时，经常发现只有现状描述，这样首先缺乏了对读者“引导性”，也容易让后续的方案跑偏。其次准确的“现状+痛点”描述，能够引起读者的共鸣，增加继续阅读的意愿。同时也会让读者在后续的过程中一边看一边思考方案的合理性。

所以，检查一下你的方案，基于现状引出的痛点到底够不够“痛”。

以上9个观点，便是春节前后和团队整理解决方案的感受，希望能对你有些帮助，后续的收获还会持续分享，欢迎持续关注。

三、写在最后

这样改完之后，内容其实没有很大的变化，但文档的整体可读性和结构性都能够提升至少一个台阶。

当然，最近也看了一些写作相关的书，比如前几天的这本读后感中提到了“逻辑连接词”和“把握读者的情绪”，也都是不错的提升方案吸引力的方法，今天不再赘述。

去年也写过关于文档基础规范的总结，对于文档的格式、段落、图片样式、命名规范、错别字等方面分享了自己的想法（五千字总结【文档规范】的基础要求）。

本文在具体的内容上没有给出有价值的建议，当我们通过优化之后还是不能达到满意的程度，那就需要从整体结构和行文立意上重新下一些功夫，而这些内容和自己的行业关联度比较密切，需要各位通过其他方式来精进了。

最后，希望我们的文档都能“一遍过”！