电子文档管理系统（EDMS）在使与文档管理相关的任务变得快速、简单和高效方面发挥着不可或缺的作用。大多数企业使用EDMS的原因有很多，其中一些原因包括：

1、消除数字混乱

电子文档管理系统可以让你摆脱在不知不觉中造成的大量数字混乱。我们习惯将文档散落在笔记本电脑、移动设备、云存储、电子邮件附件等，要找到特定的文档变得非常困难。

电子文档管理系统允许你在一个中央位置存储和搜索文档。**的文档管理系统还可以帮助你创建数字文档。

拥有一体化的解决方案，例如8Manage EDMS，可以帮助你创建一个现有内容的中央存储库，并与你的团队合作开发新内容。这样你就不必依赖使用Word或其他文档编辑器来创建数字文档，然后将内容存储在其他地方。

2、减少对纸张的依赖

如果企业仍在使用纸质文档，切换到一个电子文档管理系统可以帮助减少对纸张的依赖，并节省打印、存储、维护、归档等的额外费用。

另外，基于归档和检索的效率，消除错误归档和工作流程的效率，还可以节省20%的时间。

3、提高整体办公效率

当你的竞争对手已经在使用文档管理系统时，你不应该在处理你的数字文档上继续浪费时间和精力。

当你花大量时间在各种平台和设备上寻找文档时，真正工作的时间就被占用了，最终会对你的工作效率产生负面影响。

释放工作时间的一个好方法是使用电子文档管理系统，以方便创建、归档、编辑、团队协作和批准文档。

4、使信息访问变得容易

大多数企业**不知道仅仅因为员工找不到他们需要的信息或内容而浪费了多少生产力时间。

文档管理系统的最大好处之一是可以快速访问基本信息。8Manage文档管理系统允许用户将所有文件、网络链接和文档存储在一个中央数据库。这使得团队成员无论身在何处，都可以通过任何设备快速访问信息。

5、安全和保障

保护你的重要业务文档安全的**方法是将它们以数字形式存储在文档管理系统中。这样就不必担心数据所在的数百个应用程序的安全能力，也不必记住每个应用程序的登录信息。

8Manage电子文档管理系统带有诸如文档访问控制、文档跟踪、密码保护、版本控制、实时协作、实时通知等功能。将文档存储在云端有助于确保你的公司文档不会被放错地方，并易于访问。

6、可扩展性

随着业务增长，文档数量也会随着时间的推移而增加。更多的文档将意味着更多混乱：浏览更多文档夹、搜索更多云存储服务、查找更多电子邮件附件……

8Manage EDMS易于扩展，你可以随时设置或购买更多的云存储功能，并确保你的工作流程不会因为业务成功而受到干扰。

7、快速搜索

没有适当的文档管理系统，将更难在需要时找到正确的文档。找到正确的桌面文档夹或电子邮件可能需要数小时。因此，文档管理系统的快速搜索能力是其最重要的好处之一。

8Manage EDMS具有出色的搜索和索引能力，可以准确地找到文档、文档标题和文档中的内容。

8、更高的准确度

由于能够在文档创建过程中进行编辑和协作，数字文档必然会更加准确。8Manage电子文档管理系统包含创建和编辑所需的所有工具，有助于提高质量和准确性。

9、减少存储和供应成本

缺乏文档管理系统会导致创建和管理文档的成本很高。办公空间、印刷、雇用员工和存储设施的成本会迅速增加。即使将所有文档存储在数字平台上，云存储服务的成本也可能很高。

通过使用8Manage文档管理系统，你将摆脱纸质文件，获得更多空间，并节省大量纸张、打印、墨水和其他文具用品的费用

10、提供竞争优势

与将所有文档放在硬盘、桌面文件夹和云存储的企业相比，使用文档管理系统的企业更具有竞争优势。从长远来看，员工将节省很多时间，他们将有机会专注于真正重要的事情，从而促进业务成功。

8Manage EDMS是一个新时代的电子文档管理系统，帮助团队在同一平台上协作、共享、跟踪和管理所有公司文档、文件和其他内容，并提供一个安全可靠的地方来存储这些文档。

为了提高企业的生产力和绩效，是时候考虑使用电子文档管理系统了。