[原创] 成功的项目中，资源管理的重要性

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对项目成功/失败影响最大的两件事是需求和人力资源。 人力资源并不是即插即用的。 批准太多或太少的任务会浪费资源，任务切换也会浪费资源。如果项目经理不能替项目团队成员消除障碍，让每个人都走上正轨并让团队团结在一起，那么也会浪费资源。

项目只有在团队成员能够完成工作的情况下才能按时执行。 如果资源在项目经理以外的其他人的控制下，并且可以在不咨询项目经理的情况下重新分配，那么项目经理就无法完成他们的工作。一个组织只要有两个项目需要在重叠时间共用同一个资源，那么它用的项目管理软件就必须具备多项目的资源管理功能。

即使在一个中小型项目中，电子表格和直觉也绝对不足以应付动态的资源分配和资源使用的复杂性，更不用说在一个大型项目或项目群（多个项目）中了。 因此，项目资源管理最容易分辨出项目管理软件是否精明练达。

常见的项目资源管理挑战及解决方法如下：

1. 手动数据输入占用人们的时间

挑战：

即便只是一个资源的一周时间都能被多次划分，然后被计划、分配并真实使用在多个任务上。如果出现资源冲突，受影响的资源又要被重新划分，计划、分配及真实使用。 试想想 50 个资源，每 50 个资源需要 2500 倍的时间完成上述划分、计划、分配及真实使用，越来越多的员工时间将被手动数据输入或其他重复性任务占用。在如此大的范围内，手动任务变得越来越容易出错。

解决方法：

8Manage 资源管理可自动执行这些手动任务，减少出错的可能性，并让员工腾出时间来完成其他任务。结果是劳动力更加精简和高效。

2. 独立的软件系统让你慢下来

挑战：

随着业务的增长，不同的、独立的系统描绘出越来越准确的公司资源视图。这可能会消耗员工的生产力，并导致生成影响决策的准确绩效数据出现时间滞后。

解决方法：

8Manage 资源管理可以整合跨部门和跨地点的可用信息，提供整个组织的实时业务绩效可见性。这为资源规划决策提供了依据，使员工能够专注于更有成效的任务。

3. 沟通不畅导致效率低下

挑战：

员工和部门之间的无效沟通可能会导致资源规划问题，从而影响您的业务底线。由此产生的资源分配不当可能导致订单丢失、项目交付延迟和员工工作效率低下。

解决方法：

8Manage 资源管理可以将业务功能统一起来，成为一个输入和处理信息的软件，最终改善部门之间的沟通，并减少关键信息到达相关方的时间。

4. 项目争夺资源

挑战：

大多数公司很少有足够的资源同时为所有项目配备人员。结果是项目有效地相互竞争，同时将资源分配给多个项目。这可能会导致瓶颈，尤其是在对专业技能的需求量很大的情况下。要从资源中获得最佳绩效和结果，您必须管理工作负载，避免过度分配和分配不足。专业服务自动化软件可以让您查看资源分配更改对整体计划的影响，最终提高实现项目目标的能力。

解决方法：

使用 8Manage 资源管理，首先要设定规则，彻底防止资源过度分配在项目计划阶段时发生。其次，在项目执行阶段，你可以动态地看到每位项目成员的负载情况，即便其他项目导致他们中间有人出现的工作超载或偏轻的情况。

5. 资源需要在同一地点才能有效工作

挑战：

远程工作越来越受欢迎，企业可将网络投向更远的地方来寻找关键资源。与项目团队不在同一地点工作可能会影响资源的有效性，但幸运的是，可以解决这个问题。

解决方法：

8Manage 资源管理可以让您的团队在任何地点协同工作，共享关键信息并进行有效沟通。这种完整的可见性创建了更加连贯的工作流程，并允许以最高效率跟踪资源。

8Manage 还具有实时审计跟踪的优势，这可以帮助你更好地预测未来的任务需要多长时间。它还可以突出员工之间的差异，并识别表现出色或表现不佳的员工。
此外，常用模板和项目相关的重要信息都可以统一存储于系统中，使整个团队易于访问。通过8Manage 的项目报告、仪表板等工具，你可以改善与其他部门和员工的沟通。拥有明确的项目里程碑还可以改善沟通、提高可见性并增加利益相关者对你团队的信心。