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让陷入困境的项目重回正轨的六个步骤

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让陷入困境的项目重回正轨的六个步骤
作者：Moira Alexander 2022-03-28 10:20:29
但当一个项目发生拖延时，时间是至关重要的，所以要迅速采取行动，这非常重要;否则，你的企业将很可能承担非常沉重的后果，因为现在看起来并不紧急的事情可能很快就会变成一场失控的灾难。

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无论你在哪个部门工作，延迟在项目管理中都很常见。但当项目发生拖延时，作为项目经理，你可以做哪些工作来让该项目重回正轨?

说起来容易做起来难，但非常重要的是不要惊慌;正如人们所说，冷静的头脑总会解决各种问题。但当一个项目发生拖延时，时间是至关重要的，所以要迅速采取行动，这非常重要;否则，你的企业将很可能承担非常沉重的后果，因为现在看起来并不紧急的事情可能很快就会变成一场失控的灾难。

以下将介绍如何在短时间内处理项目延误，以避免后续发生其他问题和造成复杂的情况。

尽快找出问题的根源

准确找出项目延迟或延误的根源，这是至关重要的第一步。如果不了解项目延误的根本原因，那么你最终可能会使事情变得雪上加霜。追踪问题的根源，以有效地采取正确的解决方案。一个项目有可能因供应链问题而发生延误，在新冠疫情期间，供应链问题已成为许多项目的常见问题。

或许，由于人手有限而导致出现资源短缺问题，从而使某一项目偏离轨道——这再次成为疫情期间许多企业的另一担忧。利用根本原因分析工具，例如帕累托图、五个为什么 (The 5 Whys)、散点分析图 (Scatter Plot Diagram)、鱼骨图等工具来查找问题根源。由于这些以及其他因素的共同作用，许多公司都在奋力让一些陷入困境的项目重回正轨。但关键是，找到问题的根源才是解决陷入困境项目的答案。

让关键利益相关者了解情况

从项目一开始到整个过程中，让关键利益相关者了解项目情况，这是当项目出现问题时最重要的步骤之一。不幸的是，这种沟通经常被忽视，因为项目经理可能会变得不知所措，或希望自己能够在利益相关者发现他负责的项目存在问题之前将问题解决。

保持透明度应该是你的利益相关者管理计划的一个组成部分;最好要保持坦率、及时和诚实。大多数利益相关者更愿意立即了解项目的问题，并提供一些建议。项目需要团队合作，利益相关者可以成为有助于找出解决方案的重要成员。

依靠你的团队

有经验的项目经理知道，项目需要团队协作;他们清楚，最好的解决方案是利用基于团队的方法而构建的。团队协作解决问题，而不仅仅是找出问题，这非常重要。当找出了某一项目延迟或问题的根源时，最好让团队成员中的学科专家来参与寻找可使项目重回正轨的最佳方案。

重新评估项目计划，调整项目范围

你需要重新找出项目计划，并重新审视项目范围，以了解哪里出了问题，然后提出必要的申请和做出后续更改。这一步必须要做。你的企业及其项目应该设置一个正式的变更请求流程，以正式地请求、执行、记录和跟踪必要的变更操作。如果你没有设置一个评估项目范围变更的机制，则你可能无法让项目重回正轨;而且，这可能会产生其他问题而使现有问题更为复杂。

重新评估你的资源

在开始分配或重新分配任务之前，请花时间回顾一下当前资源是如何以及何时被使用的。可能有些资源已经超出其能力范围。某些资源可以进行重新分配，并可以更好地利用。有些人可能没有从事其擅长的工作，他们的实际价值被浪费了。

关键是要仔细检查每一资源，以明确他们的技能和受到的培训——以及明确造成项目陷入困境的根源所导致可能发生变化的其他因素。当确定是否需要调配资源后，则可根据需要重新分配任务。外部或内部环境的变化可能需要我们灵活地进行快速调整。

根据问题的根源不同，预算、质量控制或项目的其他方面可能需要重新审核和调整。

对变更内容进行监控和记录

对变更进行监控和记录可能很乏味，但确保各项变更能有效地使失控的项目重回正轨，这是非常必要的。这一项目范围变更文档和监控流程是一个重要且最佳的做法。许多项目经理、团队和项目发起人不得不重新检查变更内容，以确定这些变更是否能有效地解决问题。


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