远程办公实用指南，一文解决员工效率问题、领导管理难题

疫情的不断反复之下，远程办公成为企业必须要探索的运营模式之一。近几月，远程办公的热度更是不断攀升：

2021年11月7日，钉钉试验全体员工每月居家办公一天；

2022年3月起，携程执行“3+2”的办公模式（每周三、五员工可居家办公）；

2022年3月3日，人大代表建议允许每周1-2天的远程办公；

「远程办公」如此火热的原因不仅在于能帮助企业从容应对疫情危机，同时也优化了员工的工作体验，有助于提升员工与企业之间的粘度。但同时也存在许多问题，亟待企业去探索解决，如：

1. 工作进度难把握、协作效率低
2. 员工状况难获知，管理难度大
3. 审批签署难实现，文件处理流程慢

受疫情影响，轻流开启居家办公已近一周，上述这些问题都有遇到过，分享下我们的应对方式。

在线任务管理，提高协作效率

居家的办公环境中存在许多干扰因素，让员工难以专注办公，工作效率相比线下办公或多或少的有所下降。

轻流远程办公系统将工作任务以工单的形式，流转到每位员工的待办事项中，通过权责到位的方式来激发员工的干劲。同时，借助「超时设置」功能，可以让员工在任务截止前收到超时提醒，以此有效提升工单的完成效率。

日常工作中，很多内容是需要多人配合协作完成，仅提升个人工作效率并不足够，团队协作尤其是跨部门的协作效率提升也是关键。

线下办公时，跨部门协作多是通过定期的会议来协同，但线上会议的效率多低于线下，因此在项目任务协作时，很容易出现衔接断层、问题处理不及时、任务超期等情况。

轻流通过将任务推进流程标准化后录入系统，整个流程即可自动化流转，最大限度的减少了信息传递过程中容易出现的时间和信息的损耗，有效降低沟通成本。

另外，借助轻流的在线甘特图工具，项目组成员可以实时查看任务进度，并在线留言，实际提升协作效率。

同步工作进展，降低管理难度

远程办公模式中考验的不仅仅是员工的自律力，还有领导者的管理能力。在工作弹性加大，员工工作状态未知的情况下，该如何增强团队凝聚力，并保障任务的监督与推进，是每一个远程办公模式下的管理者在思考的问题。

被不少“专家”诟病的“日报/周报”，其实是解决这一难题的好帮手。管理者根据需求选择日报/周报的形式，让员工简要陈述工作进展，并及时给予反馈。这样管理者不仅可以及时知晓员工的工作状态，双向沟通的机制也有助于增强员工的归属感。

如果对日报/周报的工作形式仍感到排斥，管理者也可以通过系统内的数据看板，第一时间清楚员工的最新工作进展，有效降低远程办公模式下的管理难度。

线上文件签署，提速处理流程

远程办公中的硬件难题就是文件合同的签署。正常情况下，大部分公司都是用传统的纸质文件盖章的方式来完成，但遇到疫情封城这种特殊情况时，签署的日期只能一延再延。

通过安装轻流「电子签章」插件，不用见面也能快速完成录入、审批、签署、存档等多场景的文件处理。

管理者可以根据不同部门的权限，分配印章使用权限，并严格控制合同的审批签署权限，整个签订过程操作可追溯且信息安全不外泄，解决远程办公的文件处理难题。

3月中上旬，疫情的扩散态势颇为凶猛，包括轻流所在的上海零号湾园区在内的多个场地施行了封闭式管理。面对突如其来的疫情变动，企业必须具备从容应对的能力。轻流远程办公系统从个人工作及团队协作提效、降低远程管理难度以及满足远程办公硬件需求等多方面出发，在保障企业信息安全的基础上助力各企业组织轻松应对远程办公难题。

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