令人心动的offer：实习生，你真的会「发邮件」吗？

如果你看了《令人心动的offer》第二季第一期，会发现「发好一封邮件」并不如我们想象的容易。

其中需要注意的坑或者技巧还是挺多的。

今天就以《令人心动的offer》第二季第一期为例，一起观察下，看起来最简单的邮件，究竟会有哪些坑呢？

坑一：写错收件人

实习生王颖飞填错收件人，应该发给带教律师群，结果发给中年级律师群。

坑二：忘记发附件

第2期的时候，实习生王颖飞把修改后的稿件发给带教律师，结果忘记发附件，可以看到，各位带教律师的表情相当精彩。

坑三：重要名称写错

实习生丁辉的稿件应该是写的最好的。结果因为重要的名称写错，把己方公司的落款「君合律师事务所」写成了「君和律师事务所」，在带教律师打分中，他本有可能是第一名，结果变成了最后一名。

坑四：不完整阅读别人的邮件

实习生詹秋怡没有阅读完整的邮件，导致不知道需要回复客户的问题。结果浪费了太多时间。

坑五：超时

只有2个实习生是按照规定时间交的。其余6位实习生都超时了。超时让带教律师也跟着加班，他们心情肯定也不怎么美好。

那么如何写好一封邮件呢？

邮件其实就四个部分：

1）收件人

这四个部分需要注意的点却不少。

一、注意邮件的收件人和抄送人

收件人是直接关系到这个邮件，需要做出处理或者反馈的人。

抄送一般是抄送间接关系到这个事情，不需要作出处理或者反馈的人，只需要知道这件事即可的人。

记住，千万不要发错了。

《令人心动的offer》里面，实习生王颖飞就发错了邮件。这是一个很严重的问题。

试想你把发给A的邮件发给了B，严重的会涉及到保密性问题，不严重的也会造成一些尴尬。

二、如何填写主题

主题不要是「一封邮件」「会议纪要」这种。

实习生王骁的「王骁-作业」也不太好。

最好是给出：需要对方如何处理+时间+事件名称

【请知悉】2020.11.27例会会议纪要

【请务必于11月27日10点前回复】2020年双11活动流程

三、如何写好正文

1）一定要有对方的称呼：hi，Jack

2）如果对方不熟悉自己，可以简单介绍下自己：我是熊不知，是XX项目的负责人。

3）需要一句话总结，希望对方怎么处理。

只是知悉呢，还是必须在一个时间点回复呢？还是做其他的处理呢？

最好是约定好时间节点和处理方式。

关于XXX，希望您能在11月28日下班之前回复修改意见。非常感谢。

4）重要的事情放最前面。

这样别人看到前面，就可以掌握重要事情。

5）具体的细节或者事情经过放后面。

6）自己的签名落款，一般有自己的名字、邮箱、电话号码。方便别人除了邮件，也可以通过其他方式找到自己。

比如《令人心动的offer》里面的带教律师史欣悦的邮件签名就很好：

四、附件需要注意2点

如果有附件，不要忘记发附件。

现在邮件系统都比较智能，在发送的时候，如果检测到正文里面有附件，但是用户忘记发附件了的话，会有一个提示。

比如，QQ邮箱。

但是有的邮件系统没有，《令人心动的offer》里面，律所使用的这个邮件系统就没有，所以实习生王颖飞才忘记发送附件。

另外重要的两点：

1）附件的命名

附件命名不要是「文档」「附件」这种。应该比较具体：文档标题+一些相关的信息。

比如简历，不能直接是「简历」，最好是有一定的格式：【简历】名字-求职岗位-工作年限。示例：【简历】熊不知-产品经理-实习生

如果对方规定了命名方式，一定要按照对方的来。

比如带教律师明明规定了需要按照模板命名，并且要标记案号。

结果实习生王骁就没有根据规定来：

2）附件类型

有些特殊的文件类型，并不是人人都安装了能打开的软件的。所以最好导出成为一些通用的文件类型。

比如Sketch可以导出为图片，Axure可以导出为HTML文档。

有的文档，就算对方安装了这样的软件，也有可能因为版本不同，打开后格式错乱。比如简历，可以导出为pdf，这样格式就不太容易错乱。

当然有特殊要求的，必须用原来的文档格式，那么可能就得注意不要使用一些太过特殊的字体或者格式了。

五、按时处理和回复邮件

有些时候超过了邮件的deadline，对方或许就不需要了。

甚至很多时候，因为我们的拖延，会让对方产生损失。

比如因为实习生们的超时，带教律师们也跟着集体加班。

所以一定要按时处理。

如果实在不能按时处理，需要发送邮件告知对方原因，以及重新敲定deadline，让别人有个心理准备或者Plan B的准备。

六、检查错别字

检查错别字。

特别注意检查重要的地方，比如说：

1）客户/同事姓名、称谓

如果写错别人的名字，会被视为对别人不尊重不重视。

2）重要文件名称

比如有些文档相差1-2个字的，写错了，别人就会对应错文档。

3）数字

重要数字，比如身份证号码，电话号码，仔细看看。

4）单位

一些数字后面的单位，要注意不要写错了。「万」写成了「千万」差别还是蛮大。

5）英文

英文如果不好，就会对英文拼写有些时候不太敏感。有些时候拼写错了，也很难凭借自己检查出来。

可以使用一些专门检查拼写的插件或者网站，检查出来。

比如这个插件：

https://www.grammarly.com/

七、形成清单，每次发送前按照清单检查

可以把我这个文档的重要信息作为参考，形成自己的一份清单。

清单主要是包括容易遗忘或者容易犯错的点。

发送前按照清单检查。

因为人的记忆或者注意力会有开小差的时候，清单能帮助我们不漏掉重要的细节。

我相信实习生如果掌握了以上7点，应该能发出一封符合同事和上司期望的邮件。

我是产品经理熊不知，感谢你的阅读。如果有不同的意见或者建议，请留言一起讨论哦。