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大型复杂项目管理之风险预防
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大型复杂项目管理之风险预防 - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
本帖最后由 蓝云EasyTrack 于 2022-12-9 17:15 编辑
最近一个项目让项目经理小王焦头烂额，一问才知是第一次主导大型项目，各个维度的风险问题频发不断，项目感觉推动不下去了。例如，子项目进度延误、项目资源不足、项目交付物质量不过关等因素造成项目的整体延误等等。
项目案例信息：
客户：某大型上市集团
背景：由于公司的业务范围扩大，建设及实施项目增多，人员分散多区域办公，公司目前的管理系统已无法支撑企业战略发展。
目标：为进一步推进集团战略转型，公司现将数字化作为公司战略转型的基础，通过数字化驱动运营、流程、经营改善和模式创新。逐步建设项目综合管理平台，覆盖项目全生命周期的管理，实现项目管理过程的可视化、透明化管理，推进公司数字化转型，从而实现企业战略。
问题：由于该项目涉及的技术领域及部门较多，属于复杂的大型项目，对项目经理整体的统筹协调能力要求较高，尤其是项目的风险管控能力。小王由于是第一次主导负责这类项目，对于大型且复杂的项目认识不足、缺乏全面的项目风险管控，所以遇到了风险频发的困境。
那么小王应该如何应对呢？首先我们应梳理好大型项目的特点，知己知彼、方能对症下药。
1. 大型且复杂项目的特点
大型且复杂的项目通常有以下几个常见的特点：
l 规模大、建设周期长；
l 涉及部门以及干系人多、协调难度大（集团公司涉及的层级多）；
l 项目团队成员构成复杂、跨多个部门，沟通管理困难；
l 由于涉及的模块多、分工不同，会分解成多个关联的子项目，统筹管理难。
基于以上这些特点，项目的风险管理需要考虑的更加全面，小王由于第一次负责大型项目，项目的风险管理已经到了发生才去处理的阶段。而项目风险的**应对方式是提前预防代替事后救火，将风险消灭在萌芽阶段，给大家列举一些常见的项目风险。
2. 常见的项目风险
想要提前预防项目风险，就得了解项目的风险类型有哪些。常见项目风险：
l 项目范围风险：相关干系人众多，随意的变更需求就会造成范围扩大；
l 项目质量风险：大型项目的交付物多，质量把控不过关，就会有返工延期的可能性；
l 项目沟通风险：子项目及团队成员众多，沟通不畅，就容易出现进度偏差；
l 项目资源风险：大型项目所需资源多，资源管控不当、安排不合理会导致项目进度延误；
l 项目进度风险：大型项目分解出来的任务多，且具备相应的依赖关系，如有不按时完成的任务，就会造成整体延误；
l 项目成本风险：大型项目所涉及的成本类型更多，项目经理统计困难，疏于管理也容易造成超支。
以上的项目风险应是小王所主导的大型项目中常见的风险，可以根据项目的实际情况，有侧重点的进行关注。
上述的风险可以在项目初期—项目计划制定阶段，从项目计划、子项目管理、项目资源管理等几个维度出发提前准备好风险预案进行风险预防管理。
由于大型项目的复杂程度较高，借助一款合适的项目管理软件，可以辅助小王更加高效预防风险，下面以易趋为例。
3. 风险预防，借助项目管理软件对症下药
3.1强大的项目计划预防项目进度、范围、质量风险
3.1.1 易趋项目计划覆盖项目进度监控
借助易趋的项目计划模块不仅可以支持全面的计划分解，还可以覆盖项目计划后续执行的监控过程。
易趋创建项目计划，必须设定计划开始时间、计划完成时间、工期、责任人、每个任务的前后依赖顺序；任务责任人通过拖拽进度条来报告项目进度，系统会实时更新数据。项目经理通过这一模块对各个项目任务的进度了如指掌，进度状态会使用红绿灯提示，每个任务都能追溯到个人以及进度轨迹。
（易趋项目计划视图）
3.1.2 易趋项目计划支持规范化的变更管理流程
对于项目计划的变更，易趋支持规范化的管理流程，以此预防不合理的需求变更造成的范围蔓延风险。
项目经理对项目计划进行变更申请后，审批通过后系统自动生成新的基准版本；每个变更的版本都会保存下来，支持不同版本的对比查看，使用色块标注修订的部分、清晰明了、便于追溯。
（易趋项目计划版本比较视图）
3.1.3 易趋项目计划支持重要交付物设置评审，确保质量过关
对于项目计划中所涉及的交付物，项目经理可以在交付物模块统一进行管理，给重要的交付物设置评审流程，确保质量无风险，避免影响项目整体进度。
（易趋项目交付物评审视图）
3.2全面资源需求计划预防资源风险
项目经理借助易趋可以制定全面的资源需求计划，单位可**到人月、人天、人时，包含所需资源的具体类型以及各个阶段所需工时。
同时支持对资源使用情况进行全面监控，包括项目实际和计划所用工时数据对比，通过颜色进行示警，红色即代表超出计划需求。项目经理可及时跟进了解、进行资源需求的变更修订申请，预防项目出现资源风险，导致项目进度延误、交付失败。
（易趋项目资源需求视图）
3.3多个子项目并行管理预防子项目进度风险
项目经理对于难以处理的专业工作项，可以在易趋系统设立多个子项目，将复杂的工作协调分配给擅长的部门人员，设置专业的子项目经理，高效处理。
多个子项目可以并行管理，子项目独立管理但不脱离项目全局监控；可以包含在整个项目计划中进行监控，也可以在子项目模块进行统一监管。
（易趋子项目管理视图）
3.4精细化成本预算计划预防成本风险
易趋项目管理软件对成本进行精细化管理，从计划到执行监控覆盖项目全生命周期。将预算制定进行多级科目分类，包含人工成本、采购成本、固定资产等，支持实际与偏差的实时数据汇总更新。
通过色块标记进行可视化监控，绿色即为健康，红色则为超出，项目经理可以及时获知具体模块的使用情况，及时采取措施、避免风险发生。如需要变更修订成本预算计划，系统支持变更后的版本对比，便于项目经理分析决策。
（易趋成本预算管理视图）
4. 总结
小王初次管理大型项目所遇的困境，原因在于不了解大型项目的特点以及缺少提前预防项目风险的意识。在梳理清其特点和相应的风险类型后，就可以根据项目的实际情况、对症下药；而借助一款专业的项目管理软件可以覆盖项目风险的各个维度、提前进行预防，帮助项目经理高效开展项目。
对于文中提到的易趋项目管理软件有需要的可以点击链接申请试用、详细了解一下。
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