XXX团队邮件工作制与日常工作原则V1.0

XXX团队邮件工作制与日常工作原则V1.0
2018-5-2 kimmking

1. 邮件工作制：

1.1 用好抄送

重要的事儿，写邮件，发给邮件的接收人，抄送直接leader和隔级领导，涉及到的其他部门人员，如果需要其他部门人员的领导介入，也需要抄送。什么是重要事项，需要大家自行判断，我一直跟大家强调对于目前做的工作，要有判断力。

1.2 轻重缓急

要搞清楚轻重缓急，先做重要的，而不是容易的，各位同事，特别是leader，都要每天思考和反省，不断总结提升自己。这里我可以给大家一些参考意见：重要项目有进展或问题，领导安排的事项，紧急的问题，特别是需要跨团队协调的，领导去帮助处理的，与合作方讨论的情况，调研、交流学习、会议的结果总结，等等都需要写邮件。特别重要和紧急的，一定要设定优先级为高，这时邮件标题有红色感叹号❗️。如果使用的是foxmail之类的软件，可以设置邮件的状态标签，便于跟踪处理邮件。

1.3 沟通效率

沟通的效率上，面谈>电话>开会>微信>邮件，但是这几个沟通方式里，只有邮件是长期留痕的。如果紧急，尽量考虑前面的沟通方式，但是沟通完了，要使用邮件作为总结留痕和通知相关人员。

1.4 明确对象和总结：邮件一定要做到有头有尾，邮件是发给谁的，务必明确收件人。需要谁协助处理的，一定明确@其本人。不要用 他们说什么，我们怎么样，要说 合作方的李玮经理说了什么，我怎么处理的，李玮怎么回复的，说清楚具体工作涉及的人是谁。邮件和汇报里，我再听到说我们、他们，每人次当月绩效扣1分。如果邮件里是写了一件事儿的具体内容1234条，最后一定要有总结，一般不超过3-5句话，说清楚整个事情的结果，以及后续的建议、计划等。

2、日常工作原则

2.1 沟通原则

与其他部门同事，合作方同事沟通交流，都要做到：有理有据有节。说过的话要有依据，提出的问题要有分析和观点，不能一直抛问题给其他同事、伙伴和领导。实在解决不了的，升级到领导层面解决。想清楚的多个方案，提交给领导来裁决。所有方式的沟通，都要礼貌得体。

2.2 任务原则

任何领导交代的事情、大家讨论后按计划执行的任务，都要做到：有始有终。领导交代的事项，记下来，主动推进和汇报，别让领导多次提醒，如果记不住就拿本子记，或者像我一样用奇妙清单app来记，每天早上看看昨天列的任务有什么要继续跟进的，有什么需要今天添加的，每天下班检查一下进展情况，更新一下状态。我以后分配任务以后，不会再次跟你们说，但是我下次问起来你们没有记住，绩效扣5分。
开始启动处理时，跟领导和需要配合的人员沟通一下你的想法和方案。针对任务做计划要有明确的时间点和负责人。重要工作要开启动会和总结会。处理过程中，有进展随时汇报，让领导和合作方放心。有处理不了的问题随时沟通，不要藏着掖着，既解决不了问题又耽误进度。凡是涉及到这种情况，每人次扣1分绩效分。
自己安排好直接负责的工作，以及相互配合的工作。不要因为自己临时有事，出差，请假，放假而耽误工作。如果实在没法处理，请安排backup人员处理。任何情况下，只要天没有塌下来，耽误了工作，都是不被允许的。影响了工作的进展，根据实际后果，绩效扣1-10分。
任何人不能因为讨论和安排的工作，后来发现问题不在自己这里就不推动了，每项工作我们都安排了一个负责人，如果工作处理过程发现有一些重要环节是其他人需要处理的，你需要100%的负起责任，协调安排别人处理，不能说我不负责，我不管，这样是对团队的不负责，也是对自己的职业和薪水不负责。以后如果发现这样的情况，当月绩效扣20分。
工作事项完成时，要周知所有相关人员，特别是安排任务的人和客户。如果工作过程中，负责人发生变化，原负责人有责任和义务，协助后来的负责人全面了解情况，达到上手状态，并在整个任务的期间提供帮助。不配合的，没有团队精神的，当月绩效扣5分。
认真负责，获得了合作的同事和客户好评的，酌情额外增加绩效分数。

2.3 日报原则

具体简洁，写清楚做了什么，结果怎么样，有什么困难，计划明天怎么样。本月起，凡是写接口联调、代码开发、正在测试的，每人次扣1分。今日事今日毕，小事儿不过夜，如有紧急情况，务必提前沟通，第二天早上在大家上班前处理好，或者安排其他人处理，否则违反过夜原则每人次扣1分。

2.4 周报原则

周报要作为周例会纪要处理，各组按照讨论的内容，分析的情况，总结，问题，下一步的计划等部分总结，邮件发送并存档。

2.5 会议原则

每次组织会议之前，要提前安排好时间和地点，参与人员，会议主题，如有相关材料，提前发送给相关人员。原则上杜绝没有准备的会议，会议务必围绕主题，一般小会在15分钟内结束，大会1小时内结束。所有的会议，不管内部外部，都需要有会议纪要，抄送相关人员。

2.6 汇报原则

金字塔原理，结构化分析方法。结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。先说中心思想，再说1234要点，如果时间充裕可以继续深入的分析每一个要点。逻辑要清晰、层次要鲜明，有共性的东西要聚合到一类，不同类之间要有明显的区别。汇报工作，分析问题，准备方案，都需要用这种方式。每个人对于自己写的材料，都可以用这个原则检查一下，如果不合适，就尽快的学习和调整。

2.7 责任原则

整个团队是一个整体，对外我们是一个整体，对内虽然有分工的不同，但是都背负着一个相同的使命，客服一切困难，想尽一切办法，做好我们的产品，服务好我们的客户。这个责任是所有人的核心KPI，也是大家齐心协力工作的基础原则，如果有人不认同这个原则，觉得自己的事儿比这个原则更重要，下班准时走不管工作有没有完成，周末不管有没有客户需要服务就不理不问，安排一项任务不努力去做就一直强调困难，工作中消极应对、负能量满满，等等，这些都是不可容忍的，既对不起公司和客户，也辜负了团队和自己。大家有则改之、无则加勉，相互作为彼此最坚强的后盾，齐心协力在2018年把XXX做到业内最好。

最后：牢记一句一直隐藏在我的邮件签名档里的话：责任有边界，但是没有尽头。

3. 群里讨论脱水版

如果大家都是自我驱动的技术人员，其实不需要条条框框，怎么敏捷怎么来，确认目标，到时间找他要结果就成了。但都是大部分人，特别是目前我在创业公司，人员水平非常一般，所有事情必须要关注过程中的各个细节，才能保证最后会有结果。就像你雇一群人种小麦，如果你不去关注于什么时间点耕地，什么时间点播种，什么时间点除草，什么时间点施肥，就等到8月份的时候，想去收获小麦，是不现实的。

归根结底是团队和人员的研发能力成熟度的问题。

说到招人，假如平台很不错，能吸引很多优秀的人。或者能给业内较有竞争力的软硬条件，就是有钱有品位，也能招来很多优秀的人。再或者我们的工作不急，可以慢慢的挑选志同道合，有自我驱动能力的人。但是这些都可能是不现实的，唯一现实的就是没人，没钱，没时间，但是根据战略部署，你的任务和期限是固定的，怎么搞，降低招聘标准，加强内部管理。

日报不能写：今天接口联调，明天测试。这种写了跟没写，没区别。有时候有一件事，需要几天推进，每天都可能写一样的？肯定不行。日报是每天晚上下班自己用一句话总结今天工作。量化一下，今天推进60%。或者今天没进展，问题在于xxx，需要谁协调。有人说百分比也是拍脑子的。没有量化就没有改进，拍多了脑袋，脑袋也会灵光起来，有更精确量化的经验了。
日报在管理环节里，不是太重要的。我一般要求3句话以内。每句话要精确，这一块也是公司要求的。研发管理是一个整体，不要把其中的某个环节看得太过于重要，需要根据团队的实际情况，随时去关注和强调某些个现在可以提升团队能力的指标。

本来就是这个理儿，在这个世界上，拼尽全力去争取生存权利才是常态，安逸而舒适的区域，不应该成为年轻人的脚镣。

我们致力于打造自我驱动的团队，但是这个过程可能会需要大家在艰苦奋斗中成长。这个蜕变的过程，肯定是有阵痛的，只能不断尝试挑战，然后快速调整，没有捷径。大家一起加油。