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XXX团队邮件工作制与日常工作原则V1.0

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XXX团队邮件工作制与日常工作原则V1.0
2018-5-2 kimmking

1. 邮件工作制:

1.1 用好抄送

重要的事儿,写邮件,发给邮件的接收人,抄送直接leader和隔级领导,涉及到的其他部门人员,如果需要其他部门人员的领导介入,也需要抄送。什么是重要事项,需要大家自行判断,我一直跟大家强调对于目前做的工作,要有判断力。

1.2 轻重缓急

要搞清楚轻重缓急,先做重要的,而不是容易的,各位同事,特别是leader,都要每天思考和反省,不断总结提升自己。这里我可以给大家一些参考意见:重要项目有进展或问题,领导安排的事项,紧急的问题,特别是需要跨团队协调的,领导去帮助处理的,与合作方讨论的情况,调研、交流学习、会议的结果总结,等等都需要写邮件。特别重要和紧急的,一定要设定优先级为高,这时邮件标题有红色感叹号❗️。如果使用的是foxmail之类的软件,可以设置邮件的状态标签,便于跟踪处理邮件。

1.3 沟通效率

沟通的效率上,面谈>电话>开会>微信>邮件,但是这几个沟通方式里,只有邮件是长期留痕的。如果紧急,尽量考虑前面的沟通方式,但是沟通完了,要使用邮件作为总结留痕和通知相关人员。

1.4 明确对象和总结:邮件一定要做到有头有尾,邮件是发给谁的,务必明确收件人。需要谁协助处理的,一定明确@其本人。不要用 他们说什么,我们怎么样,要说 合作方的李玮经理说了什么,我怎么处理的,李玮怎么回复的,说清楚具体工作涉及的人是谁。邮件和汇报里,我再听到说我们、他们,每人次当月绩效扣1分。如果邮件里是写了一件事儿的具体内容1234条,最后一定要有总结,一般不超过3-5句话,说清楚整个事情的结果,以及后续的建议、计划等。

2、日常工作原则

2.1 沟通原则

与其他部门同事,合作方同事沟通交流,都要做到:有理有据有节。说过的话要有依据,提出的问题要有分析和观点,不能一直抛问题给其他同事、伙伴和领导。实在解决不了的,升级到领导层面解决。想清楚的多个方案,提交给领导来裁决。所有方式的沟通,都要礼貌得体。

2.2 任务原则

任何领导交代的事情、大家讨论后按计划执行的任务,都要做到:有始有终。领导交代的事项,记下来,主动推进和汇报,别让领导多次提醒,如果记不住就拿本子记,或者像我一样用奇妙清单app来记,每天早上看看昨天列的任务有什么要继续跟进的,有什么需要今天添加的,每天下班检查一下进展情况,更新一下状态。我以后分配任务以后,不会再次跟你们说,但是我下次问起来你们没有记住,绩效扣5分。
开始启动处理时,跟领导和需要配合的人员沟通一下你的想法和方案。针对任务做计划要有明确的时间点和负责人。重要工作要开启动会和总结会。处理过程中,有进展随时汇报,让领导和合作方放心。有处理不了的问题随时沟通,不要藏着掖着,既解决不了问题又耽误进度。凡是涉及到这种情况,每人次扣1分绩效分。
自己安排好直接负责的工作,以及相互配合的工作。不要因为自己临时有事,出差,请假,放假而耽误工作。如果实在没法处理,请安排backup人员处理。任何情况下,只要天没有塌下来,耽误了工作,都是不被允许的。影响了工作的进展,根据实际后果,绩效扣1-10分。
任何人不能因为讨论和安排的工作,后来发现问题不在自己这里就不推动了,每项工作我们都安排了一个负责人,如果工作处理过程发现有一些重要环节是其他人需要处理的,你需要100%的负起责任,协调安排别人处理,不能说我不负责,我不管,这样是对团队的不负责,也是对自己的职业和薪水不负责。以后如果发现这样的情况,当月绩效扣20分。
工作事项完成时,要周知所有相关人员,特别是安排任务的人和客户。如果工作过程中,负责人发生变化,原负责人有责任和义务,协助后来的负责人全面了解情况,达到上手状态,并在整个任务的期间提供帮助。不配合的,没有团队精神的,当月绩效扣5分。
认真负责,获得了合作的同事和客户好评的,酌情额外增加绩效分数。

2.3 日报原则

具体简洁,写清楚做了什么,结果怎么样,有什么困难,计划明天怎么样。本月起,凡是写接口联调、代码开发、正在测试的,每人次扣1分。今日事今日毕,小事儿不过夜,如有紧急情况,务必提前沟通,第二天早上在大家上班前处理好,或者安排其他人处理,否则违反过夜原则每人次扣1分。

2.4 周报原则

周报要作为周例会纪要处理,各组按照讨论的内容,分析的情况,总结,问题,下一步的计划等部分总结,邮件发送并存档。

2.5 会议原则

每次组织会议之前,要提前安排好时间和地点,参与人员,会议主题,如有相关材料,提前发送给相关人员。原则上杜绝没有准备的会议,会议务必围绕主题,一般小会在15分钟内结束,大会1小时内结束。所有的会议,不管内部外部,都需要有会议纪要,抄送相关人员。

2.6 汇报原则

金字塔原理,结构化分析方法。结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。先说中心思想,再说1234要点,如果时间充裕可以继续深入的分析每一个要点。逻辑要清晰、层次要鲜明,有共性的东西要聚合到一类,不同类之间要有明显的区别。汇报工作,分析问题,准备方案,都需要用这种方式。每个人对于自己写的材料,都可以用这个原则检查一下,如果不合适,就尽快的学习和调整。

2.7 责任原则

整个团队是一个整体,对外我们是一个整体,对内虽然有分工的不同,但是都背负着一个相同的使命,客服一切困难,想尽一切办法,做好我们的产品,服务好我们的客户。这个责任是所有人的核心KPI,也是大家齐心协力工作的基础原则,如果有人不认同这个原则,觉得自己的事儿比这个原则更重要,下班准时走不管工作有没有完成,周末不管有没有客户需要服务就不理不问,安排一项任务不努力去做就一直强调困难,工作中消极应对、负能量满满,等等,这些都是不可容忍的,既对不起公司和客户,也辜负了团队和自己。大家有则改之、无则加勉,相互作为彼此最坚强的后盾,齐心协力在2018年把XXX做到业内最好。

最后:牢记一句一直隐藏在我的邮件签名档里的话:责任有边界,但是没有尽头。

3. 群里讨论脱水版

如果大家都是自我驱动的技术人员,其实不需要条条框框,怎么敏捷怎么来,确认目标,到时间找他要结果就成了。但都是大部分人,特别是目前我在创业公司,人员水平非常一般,所有事情必须要关注过程中的各个细节,才能保证最后会有结果。就像你雇一群人种小麦,如果你不去关注于什么时间点耕地,什么时间点播种,什么时间点除草,什么时间点施肥,就等到8月份的时候,想去收获小麦,是不现实的。

归根结底是团队和人员的研发能力成熟度的问题。

说到招人,假如平台很不错,能吸引很多优秀的人。或者能给业内较有竞争力的软硬条件,就是有钱有品位,也能招来很多优秀的人。再或者我们的工作不急,可以慢慢的挑选志同道合,有自我驱动能力的人。但是这些都可能是不现实的,唯一现实的就是没人,没钱,没时间,但是根据战略部署,你的任务和期限是固定的,怎么搞,降低招聘标准,加强内部管理。

日报不能写:今天接口联调,明天测试。这种写了跟没写,没区别。有时候有一件事,需要几天推进,每天都可能写一样的?肯定不行。日报是每天晚上下班自己用一句话总结今天工作。量化一下,今天推进60%。或者今天没进展,问题在于xxx,需要谁协调。有人说百分比也是拍脑子的。没有量化就没有改进,拍多了脑袋,脑袋也会灵光起来,有更精确量化的经验了。
日报在管理环节里,不是太重要的。我一般要求3句话以内。每句话要精确,这一块也是公司要求的。研发管理是一个整体,不要把其中的某个环节看得太过于重要,需要根据团队的实际情况,随时去关注和强调某些个现在可以提升团队能力的指标。

本来就是这个理儿,在这个世界上,拼尽全力去争取生存权利才是常态,安逸而舒适的区域,不应该成为年轻人的脚镣。

我们致力于打造自我驱动的团队,但是这个过程可能会需要大家在艰苦奋斗中成长。这个蜕变的过程,肯定是有阵痛的,只能不断尝试挑战,然后快速调整,没有捷径。大家一起加油。


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