01 时间管理之难

01 时间管理之难

付费栏目文章试读

《心流管理魔方》将以六篇的文章，用作者多年的时间管理经验、简单有效的实践技巧告诉你，用心流提升效率需要具备什么、该如何快速进入心流，又应该如何完成「酝酿 > 启动 > 保持 > 再续」的循环。

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大家好，我是《死磕拖延症》播客主理人潇潇。我曾在喜马拉雅连麦 400 余场，为上百位听友提供过一对一的拖延干预服务。

从 2012 年开始，我花了大量时间学习时间管理方法，实践了各种方法，却发现自己还是无法管好自己的时间，知行分离成为了长期困扰我的问题。

如何成为一个即知即行的人？我把探索的触角进一步伸向了心理学、认知科学、社会学等领域。跟随阳志平老师学习的经历启发了我，让我看清了那些时间管理方法对我不起作用的原因，也找到了更有效的自我管理之道 —— 心流管理。

在这个系列中，我将带大家学习心流管理，同时探索可以帮你辅助心流产生的工具， 分享我这些年的实践和经验：

• 了解时间管理：深入了解各个流派，直面「时间管理」难题。
• 开始酝酿心流：掌握多个心流关键变量，教你如何创造心流环境。
• 如何启动心流：将「执行意图」与「WOOP 模型」当作武器，用「仪式感」成为心流触发器。
• 持续保持心流：从心理、生理基础出发，教会你如何保持心流、自然地脱离心流。

我发现很多介绍时间管理的书籍，没有充分考虑「人」这个关键因素。所以，本篇作为《心流管理》的第一篇，会先从人格特质的角度，解读主流时间管理方法适合的人群，帮助大家选择更适合自己的工具。

时间管理难在哪里

总的来说，时间管理之难，在于两点：

• 因为我们是理性的人，我们会不自觉地计算成本和收益是否平衡。
• 因为我们不是理性的人，方法和个性之间的冲突，造成了知易行难这个问题。

为了帮助大家了解适合自己的时间管理方法，我把常见的时间管理方法分为 3 大派别：时间记录派、GTD / 清单派、目标管理派。在反复尝试过这些方法后，我对它们的优缺点和适用范围都有所了解，在此总结了一个简单的表格，供你参考：

	时间记录派	任务管理派	目标管理派
流行程度	低	中高	中
上手难度	低	中	中
时间成本	较高	中	低

每一个方法都有其精妙之处，也都有其适用性。根据不同的实际情况和人格特质，选到最适合的方法才能帮我们更好地提高效率。接下来，我将对这些派别的适用性进行分析，以及如何进行针对性的调整，希望这篇文章能够引领你完成一次有益的探讨。

时间记录派

时间记录派的做法是，详细记录每天的时间开支，对记录结果进行分析，用来指导行为改变。这个流派的标志性人物是前苏联科学家柳比歇夫（1890-1972）。柳比歇夫因其 56 年不间断的时间记录，时至今日，依然深受时间管理爱好者的热爱。

这是一个上班族的简化版时间记录：

• 08:00 - 09:00 通勤
• 09:00 - 12:00 工作
• 12:00 - 13:00 午休
• 13:00 - 13:30 午睡
• 13:30 - 17:00 工作

在实际使用时，还可以将任务转换作为分界线，把时间切分得更细，如：

• 09:15 - 09:30 准备会议资料
• 09:30 - 10:35 开会，讨论新项目
• 10:35 - 10:45 休息一下

你可以使用 aTimeLogger 一类的 app 进行记录：每进行一次任务切换，就在 app 里操作一次。借助它的统计汇总功能，按照事务类别生成时间报告，让我们看到过去一周/月/年的时间使用情况。

时间记录的优点，是规则简单、极易上手，它还可以帮助我们：

• 建立精确感知时间的能力；
• 让时间支出可视化；
• 发现每天的高效率时间段，用来做重要的事情；
• 发现时间黑洞，及时调整。

做时间记录时，我们会有意识地回顾自己刚才做了什么，确实有助于增强自我觉察。但做时间记录并不是一件容易坚持下来的事。因为越是严格的记录方法， 往往越是容易中途放弃。使用 app 进行 7*24 小时记录的朋友，一段时间后会感觉被束缚，记录变成了严重的心理负担，反而很容易放弃。

与之形成对比的是，使用纸笔或者笔记软件随手记录，只记录部分工作、学习时间的人，会坚持更长的时间。但是后者的记录，无法方便地进行数据统计，一般停留在记录本身。

成本 VS 收益

但凡有管理动作，必然有管理成本。当我们兴致勃勃地开始做一件事时，很容易看到现在的成本，却很难看到将来的成本，很容易看到可见的成本——时间，却很难看到隐性的成本——认知资源和心理资本。阳志平老师说的一句话让我印象深刻：「如果你一天花费在时间管理上的时间超过 25 分钟，那么意味着你生活的复杂度太高了。」严格的时间记录，不仅会消耗时间，还会消耗我们的心理能量。接下来我们就从成本收益的角度来分析时间记录的难点。

完美的记录

时间记录工具往往要求用户预先设置分类才能记录。但我们每天做的事情多且繁杂，这些事情非常自然地交织在一起，这就大大影响了记录的准确性。比如你记录了 2 个小时的工作，其中有 30 分钟在摸鱼玩手机。这种时候，要么记录得非常细，要么只能忍受模糊、不准确的记录。

「现在做的这件事情，应该放到哪个分类？」看似容易回答，却会给我们平添很多不必要的纠结。有的人还会掉入完美主义的深坑，无法忍受模棱两可的记录，就会花更多时间、精力去维护这个系统，却忘了出发点是为了高效利用时间。

别忘了记录

要做好时间记录，你就必须提醒自己在每件事开始时去软件上点击记录。「一定要记录」这个念头，会在启动任务时占用大脑线程，影响思考效率。更糟糕的是，它还是个常驻后台的程序，每天持续地占用我们有限的认知带宽。

没有结束时间

时间记录有个隐含假设：一旦开始时间记录，就是一辈子的事情。大脑更喜欢有明确终点的任务，再困难的事情，总会有完成的那一天。就像马拉松，跑完 42 公里也就解脱了，这种信念支撑着我们坚持到终点。而「时间记录要一直进行下去，永远不能停」这个假设，给我们造成了巨大的心理压力。

导致自我批评

大脑的本能是趋利避害。如果一个事情让它感觉不舒服，那么它就更倾向于逃避，选择性忽略或者遗忘。因为遗忘、拖延导致记录中断，我们就习惯性地责备自己，一个向下的螺旋就出现了，我们的心理能量在自我批评中掉进了谷底。

时间记录 VS 人格特质

除了书上的柳比歇夫，我身边确实有好几位做了多年时间记录，一天不拉、每周稳定产出时间报告的朋友。他们的共同点是做事情特别认真负责，对应到大五人格模型1中的尽责性2，得分特别高。

他们也能够有效抵御新鲜事物的诱惑，并不会因为新工具的出现而停止时间记录，因为他们已经找到了最适合自己的方法。时间记录对他们来说，就像吃饭喝水一样自然，不需要花费额外的力气。

而像我这样和时间记录纠缠多年，屡战屡败的人也不在少数。究其原因，高尽责性在人群中的占比极低。所以我的尽责性能够让我做好老板交代的任务，较好地融入社会，但不足以支持我完成严格的时间记录这种高难度任务。人格特质在短期内几乎无法改变，与其跟自己的短板死磕，不如发挥自己的优势。

但我们仍然可以更加人性化地使用这个工具。

更好地利用时间记录

对于普通人来说，一丝不苟的时间记录或许属于成本高、低收益的事情，但我们可以选择更适合自己的方法，把时间记录利用起来。

• 提升对时间的精确感知能力，确实很有必要。我们可以只在特定时间段内使用时间记录，比如备考、冲刺重要项目时，可以利用时间记录对注意力进行有效的约束，提高效率，增加产出。如果你感兴趣的话，也可以参考邹鑫在《小强升职记》中提出的时间记录法。
• 时间记录也可以作为我们找到自己的高效时间的工具，帮我们更好地了解自己。但我还是推荐大家采取早起早睡的生活习惯，在早上创造一个不被干扰的专注时间，把晨间的脑力高峰用到极致，相关原因我会在后面的文章中说明。
• 抛下完美记录的包袱。时间记录里被我们斥之为时间黑洞的活动，也未必全部有害。适当的休闲娱乐，能够让你恢复心理资本，用更好的状态，迎接复原后的精力高峰。
• 比起主动的时间记录日志，你也可以使用 Timing / Rescuetime 这类被动记录工具。设定好规则之后，它们就会在后台默默地记录。需要的时候，查看一下过去一段时间内各种 app 的使用时长和占比，反思一下之前的效率，再做进一步优化。

无法坚持时间记录，并不意味着自我管理的失败。在需要的时候使用时间记录，不仅可行，也许还是更明智的做法。

任务管理派

我们每天都要处理大量任务，清单作为「外脑」，承担了记录和保存的责任，让我们不必浪费宝贵的认知资源，去记住要做的事情。任务管理这一派中最成熟的方法论是 GTD（Getting Thing Done），它是由戴维・艾伦在 2001 年提出的一套完整的事务处理流程，按照收集、整理、组织、执行、归档等步骤，对日常事务进行有效的管理。

它也是时间管理领域中第一个系统、完整的解决方案，具有划时代意义。不受设备限制，不管是艾伦当年的 PDA、纸张，还是我们现在的电脑、智能手机都可以使用。但 GTD 仍旧会有一些问题困扰着我们：

• 收集完的任务没有及时处理掉，越积越多；
• 遵照 2 分钟原则对任务进行处理（2 分钟能做完的马上做，做不完的先放到收集箱里），本来可以马上做掉的事情，放到稍后处理的清单里以后却造成了拖延，任务管理好像起到了反效果。
• 按照 GTD 的流程用好了「收集」，后面的组织、整理却无从下手。

这些问题能否解决，该如何解决？我们试着分析一下它们背后的原因。

无尽的清单

收集待办事项是GTD的第一步，用艾伦的话来说，它能帮我们「清空大脑」「无压工作」。把所有的待办事项都放入收集篮（Inbox），清空的大脑像平静的水面一样，让人感到前所未有的轻松。但事实却不尽如此：

要做的事情太多，可用的时间太少，清单上的任务永远也做不完。更何况，很多任务无法直接执行，太大、太难的任务，根本不知道从何下手。

拉封丹的驴子面对的仅仅是 2 堆稻草（最后它因为无法抉择，饿死了），我们面对的是数十、上百个选项。在纠结的过程中，时间无情地溜走了。不知道如何抉择、倍感焦虑的我们经常会忍不住刷起社交媒体，结果浪费了更多的时间。任务管理派遇到了一生之敌——拖延症。

拖延症也就是把事情非理性地拖延到未来，在明知会造成不良后果的情况下，依然选择拖延。没有造成严重后果的，则可以叫做时间管理。如果你和 10 年前的我一样，想用 GTD 来解决拖延问题，大概率会失望。在深度研究了行动科学的相关原理之后，我们发现，那些想要使用 GTD 拯救自己的人，却往往是最不适合使用 GTD 的那一类人。

GTD VS 人格特质

艾伦在书中提到，最早高度认同并采纳 GTD 方法的人里有很大一部分是程序员，因为 GTD 跟电脑很像：输入 → 处理 → 输出，在理想情况下，可以像机器一样高效运行。关于 GTD 的书里较少讨论拖延症，也许是因为 GTD 的用户根本没有拖延问题。

从人格特质来看，能用好 GTD 的人，除了像柳比歇夫一样拥有高尽责性，还需要有不那么高的开放性3。他们需要严格地执行每一个日程，每天坚持完成工作任务，能够忍受重复和单调，在同一个领域持续深耕。比如，艾伦创办的公司，主要业务就是为大型跨国公司的管理层提供 GTD 培训。

大企业的中高层管理人员，一般具备这些特征：

• 名校毕业，有不错的智商和认知能力。
• 在公司担任管理层，有直接汇报给他们的下属。相比亲自做事，更重要的是如何做好管理和领导。
• 有较高的社会经济地位。
• 工作中获得较多正反馈，有很强的内驱力，职业前途光明。
• 他们的理想工作环境，通常是 500 强企业（特别是制造业）数十年积累形成的标准化操作流程。

相比之下，普通人的尽责性没那么高，很多人都是一线工作者，不担任管理职责，工作中受到的激励比较少，还经常会遇到各种无形的障碍（比如拖延），我们所处的环境也在急剧变化中。因此，我们可以说，学生、基层员工、自由职业者、创意人士，还有我们这些爱拖拉的人，都不是 GTD 的理想用户。难以用好 GTD，也就不足为奇了。

更好地利用 GTD

如何解决普通人在使用 GTD 和任务管理方法时遇到的问题呢？有两个建议：

• 对于清单太长这个问题，我们需要约束清单上「值得做」的事情的数量。清空大脑只是第一步，我们必须对收集到的任务进行处理，删除和舍弃是必不可少的一步。
• 面对拖延症，我们需要增强动力，减少阻力，快速行动，在行动中找到答案、拿到结果。这是整个课程会向你交付的内容，我们会在后面展开说明。

目标管理派

目标管理来源于企业管理，由著名管理学家彼得・德鲁克在 20 世纪 50 年代提出，是以目标的设置和分解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现企业的经营目的一种管理方法。

我们之所以把目标管理也放在时间管理的类别之中，是因为时间管理做到一定程度，势必要回答这个关键问题：我们做时间管理的最终目的是什么。我们真正想要达成的，是什么目标？

目标管理派并不像时间记录或者 GTD 一样有标志性人物，因此也没有通用的做法，从时间角度，可以分为短、中、长期目标，从领域维度，则可以分成工作、生活、学习等不同领域的目标。我们为不同的领域、不同的时间周期设定不同的目标。

把 OKR 用于自我管理

这些年来，越来越多的人把工作中用的 OKR、KPI 等考核方法，应用到个人目标管理中。我们不仅在职场中制定年度目标，接受年终考核，在非工作领域，也会给自己设定年度目标，希望能在目标的指引下，有效地自我管理。 

事实上，KPI 和 OKR 都是为公司的目标服务，公司用胡萝卜和大棒驱使你履行职责，自下而上地完成公司的目标。公司的管理体系和管理手段一般情况下都是有效的，因此大部分人在岗位上的输出是可控的。 

但在个人层面，因为缺乏强有力的外部监督，很容易出现个人目标脱靶的情况。而且目标对应的周期越长，脱靶程度越严重。因为短期目标可以通过短时间高强度的冲刺达成，长期目标则对于执行力、目标感提出了更高的要求。

目标管理 VS 人格特质

什么样的人更容易达成目标？较高的尽责性依然是一个关键变量，尽责性的 3 个典型特征是：有条理、富有生产力、有责任心。这使得他们能够围绕着自己的目标持续努力，从而顺利达成目标，过上满意度更高的生活。

对于普通人来说，目标管理出问题常见的原因是同时追逐多个目标，以及在过程中忘记了目标是什么。

更好地利用目标管理

只有良好的意图是不够的，我们还需要搭建起目标和现实之间的桥梁。从实践来看，最容易规划的是 2 个月的 OKR 目标，最容易落实执行的则需要小到一周，甚至只是明天的工作任务安排。把重要目标的总数约束到 4-5 个以内。精简后的目标也更符合人类认知天性，让我们更容易记住它们。

我们还可以通过合适的工具，比如 Notion、Timestrips，对目标进行记录和追踪。也可以把目标打印出来，贴在书桌前、笔记本封面上，通过可视化提醒确保自己牢记目标。还可以考虑仿照公司制度，为自己设立监督人和奖励机制等。

我们在创造心流的过程中非常重视目标的作用，会在后续的文章中进一步讲解。

总结一下：

1. 时间记录之难，在于成本和收益的权衡，严格的时间记录会变成自我束缚，适得其反。
2. GTD 之难，在于大部分人不是它的理想用户，它不能解决时间少、任务多、动机不足的问题。
3. 目标管理之难，在于我们定下的目标无法有效地指导行动，以至于目标年年定，却很少能达成。

要解决时间管理的难题，我们必须解决这两个关键问题：

• 方法与人的匹配度
• 做事的动机

如果你也经历过上述「时间管理之难」，我们更推荐你进行心流管理。

我们都曾有过全神贯注做一件事情、浑然忘我的体验。它之所以被称为最优体验，因为在这个过程中你体会到了注意力高度集中、行动与意识完美结合的巅峰体验。这种体验就是心流。

心流（Flow，也被翻译成福流，化境，出神等）是一个心理学概念，由心理学家、积极心理学奠基人米哈里・契克森米哈赖（1934-2021）于 1975 年提出。它指人们在专注进行某个行为时所表现的心理状态，是一种将个人精神力完全投注在某项活动上的感觉。心流产生的同时伴随着高度的兴奋及充实感，被称为人类最美妙的体验。我们为心流总结了如下几个心理特征：

• 注意力高度集中：注意力会像激光一样聚焦在手头的工作上，心无旁骛。
• 忘我和自主：我们不再自我苛责和自我评价，一切技能都是自然而然地「流」到指尖。
• 忘记时间流逝：自然而然地专注，几个小时过去但是感觉就像几分钟一样。
• 联想丰富，感觉文思泉涌：创造性表现大多发生在吸收了足够地信息然后放松地时候，这时各个原本相隔很远地信息也会自然而然地链接。
• 强烈而弥漫的愉悦感：这让心流本身就是激励源。

把心流作为时间管理之难的解决方案，是因为我们看到了蕴藏在心流之中的可能性：更高的产出、更好的体验、更多的成果，他们共同构成了充实人生的基础。

为什么心流能够解决时间管理中遇到的这些难题，帮助我们真正实现人生目标？有三个主要的理由：

心流可以提供行动力

行动力跟动机相关，我们做事情的动机可以来自于事情的结果，也可以来自做事情的过程。在追求心流的过程中，我们可以把平平无奇、甚至令人烦闷的工作变成一项令人心动的好工作。

史蒂芬·科特勒（Steven Kotler）4团队的研究显示，普通美国人平均每个工作日的有效工作时间仅为 1 个多小时。人们之所以会变得如此拖沓，是因为他们在工作中无法感受到有效的激励。解决了激励问题，每个人都可以成倍地提高自己的工作产出。心流就是最好的激励手段。

心流可以帮助我们有效地处理待办事项

我们提到过，日常人们最常遇到的问题是：任务太多，总也做不完；明明有重要的事情要做，却又习惯性拖延。我们的生产力太低，跟过重的任务、过高的目标之间，形成了巨大的鸿沟，持续地消耗着我们的心理能量。

心流状态下，我们的行动力会显著提高，在心流中完成任务，就变成了消消乐一样的享受。虽然我们经常高估自己的能力，但专心工作时，我们每天能够完成的任务比想象中的多得多。

高质量的时间

相比完美地记录时间，高质量时间的有效累积更能帮助我们提高收益。将创造心流的这套全新方法论，作为你的生产力基础。每天你都可以创造更多高效时间，创造更多价值。

心流 VS 人格特质

那么心流理论，对人格特质有要求吗？

答案是没有。不管你是什么样的人，你都可以使用心流理论。 因为科学家已经对心流理论的适用性在全球范围进行了广泛研究，不同年龄、性别、职业、受教育程度、乃至不同性格的人都可以获得心流体验。相比时间管理的方法论，心流不仅具有更加普适的优点，而且你还可以更加信赖它，因为在过去几十年中有成千上万篇论文支持了米哈里•契克森米哈赖的结论。

在带领大家一起创造心流的过程中，我们也会关注人格特质这个重要变量，为大家提供更具针对性的建议。

心流管理是否需要工具？需要哪些工具？

首先，心流管理因为到了分钟级别的精细操作程度，超出了人的感知能力，而且人在进入心流后很难觉察时间的流逝，确实需要工具。

工具上我们推荐任何带有倒计时的时间管理 app，例如 Forest、番茄土豆、滴答清单等。如果怕手机本身作为干扰源，各种消息打扰到心流，也推荐计时器。「Cubi 时间管理器」就是一个很好的例子，它有配套「好柿工作法」，倒计时结束后不会像普通计时器一样粗暴打断心流，可以视为支持心流的循环计时法。

在我们创造心流的过程中，最大的困难是什么？

对于绝大部分人来说，最大的困难就是不知道自己「不知道心流」。而现在已经你知道了。欢迎跟我们一起踏上创造心流的奇迹之旅。

要进一步了解心流理论，你还可以阅读这两本书：

《心流：最优体验心理学》

本书是契克森米哈赖的原著，直到 2012 年才被翻译成简体中文版，阳志平老师为本书撰写了推荐序《胜利者一无所获》。在本书中，契克森米哈赖正本清源，以原创者身份回答了心流是什么，心流有什么意义，如何获得心流等。这是了解心流、揭秘最优体验和幸福人生的必读之书。

《跨越不可能》

本书作者史蒂芬・科特勒认为心流是人类跨越不可能、实现伟大目标的终极武器，为了更好地研究心流，他设立了一个专门的机构，和世界各地的大学合作，共同研究心流，推动心流的发展。这本书里面分享了他们的研究成果、亲身实践，以及他收集的大量资料和证据，在 2021 年出版后在国内引起了巨大的反响。

在本文中，我们详细剖析了时间管理三大派别：时间记录、任务管理、目标管理在实际执行遇到的困难，向大家介绍了什么是心流，为什么你应该把「创造心流」作为解决方案。

下一篇，我们会带着你了解心流的核心模型和关键变量，在进一步了解心流的基础上，手把手教你创造心流四步法的第一步：酝酿心流。

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