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项目经理如何击退被工作汇报支配的恐惧感？
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项目经理如何击退被工作汇报支配的恐惧感？ - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
本帖最后由 蓝云EasyTrack 于 2022-6-10 19:32 编辑
转眼又快到写年中汇报的日子了，而去年被年中汇报支配的恐惧感还历历在目。对于项目经理来说，不仅是年中汇报，还有日报、周报、月报、日常的项目进度汇报等等一大堆汇报需要完成。但每次做工作汇报都让人头疼不已，辛苦熬夜赶出来的汇报，领导总是不满意，项目经理也不清楚具体是哪个部分没有完成好。其实这可能是你的工作汇报陷入了误区。
来看看这几个误区你有没有踩过坑。
l 第一种是事无巨细类型，无关大小事都会跟领导进行汇报，听起来像“流水账”；
l 第二种是尽量简要快速进行汇报，担心领导提出过多意见；
l 第三种是报喜不报忧类型，只汇报好的消息；
l 第四种是危机感十足类型，汇报内容都是各种问题。
以上几种类型的汇报方式，主要是项目经理没有找到领导层的核心关注点。
1、抓住领导层核心关注点，工作汇报利于双方
对于领导层来说，日常的工作不会跟进到项目中各个任务的具体完成情况，更多是掌握项目的整体进度情况，项目进展中是否有问题或者风险出现，以及有没有应对的策略。项目整体情况的掌握，才便于后续的分析决策。
对于项目经理来说，掌握领导层核心关注点后，有效的工作汇报，会最大程度的争取到他们的支持，实现“向上管理”。例如项目经理在工作开展中，对资源协调的能力较弱。各个项目是处于竞争关系，在项目进展中经常会出现资源能力欠缺的情况，影响工作进度。而在工作汇报中着重对这一问题进行阐述以及向领导申请所需的资源，可以及时避免项目进度的延误。
梳理出工作汇报的重点后，接下来是如何在短时间内，将内容清晰准确的表达出来，确保双方信息的一致性。一个企业里项目多且复杂时，在领导层时间有限的情况下，项目经理汇报的表达方式就尤为重要，一套结构化表达工具，则可以有效解决这一问题。
2、SCQA架构，“结构化表达”快速有效进行工作汇报
SCQA架构是麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个“结构化表达”工具：S即情境（Situation）、C即为冲突（Complication）、Q即问题（Question）A、即答案（Answer）。
（图1：SCQA模型）
l S情景是由大家熟悉的情况引入，即目前这一项目处于什么状态，遇到了什么问题。
l C冲突是在这个背景下所产生的突出，即项目实际情况与计划有冲突。
l Q问题是这些冲突导致了什么问题。
l A答案是针对这些问题提出的解决建议。
SCQA架构的四个要素的不同顺序可以表达不同的情绪。基于SCQA架构，可以衍生出：标准式（SCA）、开门见山式（ASC）、突出忧虑式（CSA）和突出信心式（QSCA）四种表达框架，根据使用环境进行选择，有效突出重点。
那么对于跟领导进行工作汇报，最适合的即是开门见山式ASC：答案—背景—冲突。这一模式在最大限度节约时间的同时，可以将工作汇报的重点清晰明确的表达出来。简要举例：
l “根据目前项目的进展情况，我建议多分配一位开发人员给这个项目。”这是开门见山，抛出答案。
l “项目的进度目前处于开发阶段，但上周甲方增加了新的需求。”这是背景阐述。
l “由于新增加需求，原有的开发人员即使加班也无法按照项目计划完成产品开发，会造成项目进度的延误。”这是所产生的冲突。
这种结论先行的表述方式，可以快速将重点跟管理层进行阐明，同时发现问题给出了建议，提前预防风险，让管理层对项目进展放心，认可项目经理的工作，对其提供支持帮助。
对于工作汇报来说，有客观的数据支持，更加具有说服力。但数据的收集依靠人力统计，耗时耗力的同时还可能出现数据错误、数据过期情况。一个专业的项目管理工具，则能有效解决。
3、充分利用专业项目管理工具，使工作汇报更高效
3.1项目及项目组合监控，便于管理层主动掌握项目情况
易趋系统会根据不同角色进行个性化驾驶舱定制，根据不同层级的需求关注点展示不同模块。例如针对项目经理，会对项目进行概况的展示。单个项目的概况包含项目的整体进度、项目任务以及交付物完成情况、项目资源使用情况、项目成本预算以及收益情况等。
针对管理层，项目组合概况就涵盖了所有项目的整体进度情况，所有项目的成本收益情况，支持管理层对战略目标达成的核心关注点的数据提供，这些数据会实时更新，管理层可以第一时间掌握情况，便于精准决策。
管理层通过系统对项目情况的主动掌握，可以减轻项目经理工作汇报时的压力，省去大量项目情况的汇报时间；项目经理可根据项目的问题以及风险，提出解决方案，高效完成工作汇报。
图2 易趋项目概况视图：项目经理一眼扫描项目概况
图3 易趋项目组合概况视图：确定关注指标，通过组合仪表板，决策层一眼扫描全部
3.2问题及风险管控，便于项目经理工作汇报内容更全面
易趋系统支持对风险和问题进行跟踪管控，项目经理可根据系统对重点数据发出的警报，在系统上创建风险和问题等项目工作项，给风险和问题设定等级和优先级，以及解决方案。系统会对风险和问题进行全面管控，例如：识别风险、分析风险以及跟踪风险。在进行工作汇报时可以通过系统向管理层全面展示项目的问题和风险，后续管理层也可以通过系统跟进查看是否解决。
（图4：易趋项目风险视图）
（图5：易趋项目风险视图）
3.3项目状态报表，便于项目经理常规工作汇报省时省力
项目经理的常规汇报，例如周报、月报这些也少不了，但这些报表制作起来耗时耗力。借助易趋系统，项目经理则可省去这部分的时间。系统会自动抓取项目各项数据，生成周报、月报，针对日志，可由项目经理根据情况借助系统建立。
（图6：易趋项目周报视图）
总结
对于项目经理来说，工作汇报不应成为逃避恐惧的一项工作，找到正确的汇报内容和方式，可以实现“向上管理”，得到管理层的支持，有利于项目的开展。
工作汇报的内容应紧抓管理层的核心关注点，采用SCQA架构，这种高效的结构化表达，可以快速有效进行工作汇报；而借助一款合适且专业的项目管理工具，可以使项目经理的工作汇报更加高效便捷。
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